Презентации делают школьники, студенты, сотрудники крупных компаний, руководители — словом, кто угодно. Это важный навык, но ему не обучают в школах и вузах, приходится перенимать приёмы друг у друга. Отсюда возникают странные тренды — обилие текста на слайдах для внушительности, стоковые иллюстрации с вымученными улыбками «сотрудников», пёстрое оформление с градиентом, фигурами SmartArt, нечитабельными шрифтами и так далее. Анастасия Стрельцова, главный редактор коммуникационного агентства и образовательной компании Esprezo рассказала Sostav о типичных ошибках, которые повторяются из презентации в презентацию и только усложняют понимание идей.
Непонятная цель
Когда садишься за презентацию, хочется первым делом открыть PowerPoint и не тратить время на раздумья. Кажется, что цель презентации лежит на поверхности — «отчитаться», «поделиться идеей», «проинформировать». На деле это слабые цели, ориентированные на процесс, а не результат. Они удобны, потому что автор достигает их по умолчанию: достаточно просто рассказать презентацию, чтобы проинформировать. Проблема в том, что с такой целью презентация рискует пройти впустую, после неё ничего не меняется.
До истинной цели нужно докопаться. Ответьте на вопросы:
- Какое изменение должно произойти после презентации?
- Какого шага вы ждёте от аудитории?
- Как вы определите, что презентация прошла успешно?
Ответы могут кардинально поменять содержание или даже формат — допустим, вы поймёте, что достаточно звонка или лучше сработает анимационный ролик.
Например, если вы проводите инструктаж по технике безопасности, то цель — не формальная процедура «проинформировать», а предотвратить беду. Недостаточно показать на слайдах несколько сложных схем и непонятных картинок. Нужны наглядные правила и сценарии, чтобы люди не растерялись в экстренной ситуации.
Или, если вы делаете отчётную презентацию перед руководством, то ваша цель может быть не просто «отчитаться», а показать себя эффективным сотрудником и получить повышение. Тогда нужно сделать акцент на достижениях и подсветить масштаб — как проекты повлияли на прибыль компании.
Путанная структура
Мы не мыслим готовыми слайдами, когда делаем презентацию: мозг выдаёт информацию в том порядке, в котором она всплывает в голове. Получается набор идей и логических цепочек. В потоке мыслей автора аудитория рискует потеряться.
Если вы хотите убедительно объяснить ход своих мыслей зрителю — сначала их нужно структурировать. Хорошая структура поэтапно отвечает на вопросы, всплывающие в голове по ходу рассказа
Универсальный вариант — разделить контент на четыре блока:
- Введение: получите внимание и доверие зрителя. Заявите тему. Представьтесь, кто вы и почему вас стоит слушать в этом вопросе. Дайте краткое содержание презентации и тайминг.
- Проблема: погрузите в ситуацию; объясните, что сейчас не работает; почему проблема стоит внимания аудитории. Расскажите, почему так произошло и какие последствия, если проблему не решить (катастрофа). Объясните пользу, если решить (большой куш).
- Решение: дайте логику рассуждения и варианты. Сравните опции, сформулируйте решение, в которое вы верите. Приведите аргументы, почему ваше решение лучшее. Обоснуйте аргументы рациональными и эмоциональными доказательствами — экспертным мнением, статистикой, фактами, историями, личным опытом.
- Заключение: резюмируйте то, о чём говорили. Подведите итог, сформулируйте дальнейшие шаги, чтобы реализовать решение. Призовите аудиторию сделать первый шаг.
Загадочные заголовки
Абстрактные формулировки «Динамика рынка», «Конкуренты», «Наши преимущества» очерчивают тему, но нужно прочитать текст целиком, прежде чем станет понятно, что там с динамикой рынка и почему это должно быть интересно. Непонятный текст проще пропустить, чем тратить время и разбираться. Или зрители могут разглядеть какие-то свои выводы, в которых не заинтересован автор.
Люди читают слайды ради выводов. Вся остальная информация нужна только для того, чтобы вывод подкрепить. Чтобы не тратить время аудитории, можно за одну-две секунды уложить в голове человека важную мысль — написать её в заголовке крупным и жирным кеглем. Именно заголовку визуально уделяется максимум внимания, и идею точно прочтут.
Из таблицы с данными зритель может сделать много выводов, далёких от смысла автора. К тому же нужно время, чтобы проанализировать данные. Чтобы понять второй слайд, человеку достаточно прочитать заголовок, график подкрепит идею.
Несколько идей на одном слайде
Если замечаете, что не можете сформулировать к слайду один чёткий вывод — это признак того, что он перегружен. Другие приметы — на слайде несколько графиков, много текста, сложные схемы. В этом случае непонятно, на чём концентрироваться.
Обычно мы советуем придерживаться принципа «один слайд — одна мысль». Если на слайде несколько мыслей — постарайтесь разбить их на пропорциональное количество слайдов. Презентация действительно станет длиннее, но выиграет в наглядности.
Изображения с первых страниц фотостоков
Проблема сайтов-фотостоков и Google-поиска: в ответ на ключевые слова они выдают иллюстрации первого порядка — такие, которые аудитория видела уже сотню раз. Нужно изобразить финансы — вот золотые монеты, банкноты и калькулятор. Запуск продукта — летящая вверх ракета. А если не хочется утруждаться — есть белые человечки под все презентационные случаи.
Зрители так часто видят подобные иллюстрации, что воспринимают их как белый шум. Визуал как бы намекает — сейчас будет очередная скучная презентация, ничего нового.
Попробуйте включить воображение, а не отталкиваться от ключевых слов. Подумайте, какую эмоцию хотите передать зрителю. Настоящие фото сотрудников вызовут больше отклика, чем натянутые улыбки моделей из Shutterstock. Кадры из фильма расскажут целую историю. Можно выбрать рисунки от руки или ретро-фото. А можно придумать метафору — например, сравнить сотрудничество с подъёмом в горы, потому что в процессе важна поддержка.
В презентации для юридической фирмы Nevsky IP Law обыграли метафору рыцарства. Использовали рисованные иллюстрации, как в книгах.
Пёстрое оформление
Обилие цветов, текстурный фон, SmartArt, логотип компании крупно на каждом слайде, яркие плашки и другие элементы «для красоты» могут отвлечь от сути, если их слишком много. Обычно их добавляют из благих побуждений, чтобы обратить внимание на важные мысли и не дать аудитории заскучать. К тому же пустое пространство на слайде пугает. Но есть проблема: когда акцентов и декоративных элементов слишком много, всё сливается. За пёстрым оформлением невозможно разглядеть главную идею.
В презентациях лучше придерживаться лаконичности. Универсальная формула стильного слайда: использовать два контрастных цвета для фона и текста и один акцентный, чтобы выделить важное. Классическое сочетание: чёрный, белый и яркий акцентный цвет.
Слайд «до» больше похож на головоломку. Зритель скорее будет разгадывать секрет полосатого фона и логику, по которой выбрали фигуры для схемы, чем усвоит, как готовить отчёт. На слайде «после» единообразно оформили схему, выбрали базовые и акцентный цвета, написали главную идею в заголовке. Всё, чтобы аудитория не запуталась