Что такое онбординг персонала и как провести его правильно

В статье рассмотрим основные вопросы, касающиеся онбординга новых сотрудников. Разберем задачи и этапы этого процесса, поговорим об особенностях внедрения удаленных работников. Расскажем о существующей практике и о том, что должно входить в программу адаптации.

Что такое онбординг

Онбординг — это продуманная система действий, которая направлена на постепенную адаптацию сотрудников к новому рабочему месту. Компания в лице HR-менеджера, руководителя отдела, наставника помогает новичку «влиться» в коллектив, усвоить нормы корпоративной культуры и справиться с трудовыми обязанностями. 

Благодаря такой организации работник почти не испытывает стресс или другие проблемы. Если процесс онбординга пройдет успешно, то сотрудник скорее всего останется в компании. А руководству, в свою очередь, не придется тратить время и ресурсы на поиск персонала.

По данным исследования HRD, 90% людей, только устроившихся на работу, решают о продолжении сотрудничества с компанией в течение первого полугодия. Согласно другой статистике, 28% новичков увольняются в первые три месяца работы. Исследователи отмечают, что в тех организациях, где качественно продумана система онбординга, коэффициент сохранения новых сотрудников на 50% выше, чем в компаниях без последовательной системы адаптации. Как удержать принятых работников и избежать «текучки» персонала?

Задачи онбординга

К ключевым задачам онбординга относятся следующие:

1. познакомить с правилами и нормами организации;
2. помочь новичку адаптироваться в команде;
3. успешно пройти испытательный срок;
4. накопить необходимую базу знаний для работы;
5. привлечь и удержать нового сотрудника.

Этапы онбординга

Онбординг персонала — это длительный процесс, который состоит из нескольких этапов. Мы разберем каждый из них. 

До первого рабочего дня

По-другому этап еще называют преонбордингом. Это первичное знакомство соискателя с компанией, которое происходит до его выхода на работу. В этот период с кандидатом устанавливают эмоциональную связь и вводят его в курс дела. Обычно используют приветственное письмо-рассылку и сувенир с мерчем от организации.

Во время преонбординга составляют план адаптации сотрудника, подготавливают его рабочее место, отправляют документы для ознакомления и заполнения. Команде сообщают о новом человеке в коллективе. В некоторых организациях новоявленного работника просят написать приветственное сообщение о себе, которое затем HR-менеджер отправляет в общий рабочий чат.

Первый день

На этом этапе происходит личное знакомство сотрудника с коллегами, рабочим распорядком, трудовыми обязанностями и культурными нормами компании. Новичку стоит провести экскурсию по зданию: показать, что где находится, какой отдел за что отвечает. Необходимо помочь ему сориентироваться и показать место для кофе-брейка, комнату отдыха, помещение для курения и т. п. 

Также важно в этот день разобраться в общекорпоративных темах. Как и когда начисляется зарплата, сколько длится обеденный перерыв, когда и на какое количество дней можно брать отпуск, как оформить больничный. Важно четко определить спектр задач и обязанностей новоиспеченного работника, ответив на все его вопросы.

Первая неделя

В этот период очень важно поддерживать постоянную обратную связь с работником, а также с его наставником. Следует четко определить ключевые показатели эффективности (KPI), понятные и очевидные как для сотрудника, так и для его руководителя. В первую рабочую неделю нужно подписать трудовой договор и все сопутствующие документы, выдать работнику необходимые пароли и ключи,  дать доступ к ссылкам, таблицам, рабочим материалам.

Важно внимательно и деликатно сопровождать нового сотрудника в рабочих процессах: корректировать отклонения от плана, исправлять ошибки и неточности, направлять и указывать стратегии развития. Нужно понимать, что знания и навыки у соискателя будут формироваться и накапливаться постепенно, а ошибки вполне допустимы на начальном этапе.

Первый месяц

Как правило, к этому времени подходит к концу испытательный срок. Спустя месяц после трудоустройства нового члена команды нужно подвести первые итоги. Здесь важен продуктивный диалог. Похвалите работника за успехи, дайте конструктивную критику неудачным моментам, подскажите, что и как стоит улучшить.

Обязательно стоит получить от новичка обратную связь — что нравится и что не устраивает в процессах компании, в организации его собственной работы. Обсудите дальнейшие планы, цели и KPI, изменение зарплаты, если это условие заранее оговаривалось.

Три месяца после начала работы

Это заключительный этап онбординга, когда проводится ревью сотрудника: оцениваются его профессиональные качества, выявляется потенциал для продвижения по карьерной лестнице, определяется его потребность в поддержке или обучении. Также здесь требуется организация командного собрания ― рефлексия проделанной совместной работы, постановка дальнейших общих целей и определение ключевых показателей эффективности. Завершить сбор можно корпоративом. 

Онбординг для удаленных сотрудников

Адаптация фрилансеров и удаленных сотрудников имеет свою специфику и отличается от онбординга штатных работников. Рассказываем, в чем его особенности и представляем рабочие инструменты для реализации этого процесса.   

Особенности

Принципиальные отличия онбординга удаленных работников заключаются в следующем:

1. знакомство с компанией и командой, экскурсия по офису в формате видеоролика;
2. отсутствие личных встреч с руководителем и наставником, общение происходит посредством созвонов;
3. необходимость прикреплять к новичку бадди — опытного коллегу, с которым он может общаться, задавать ему вопросы о структурной организации компании, корпоративных правилах, словом, обо всем, что волнует;
4. передача инструкций и памяток по работе в ПО, выполнению рабочих процессов;
5. предоставление списка контактов, к которым удаленный сотрудник может обратиться для устранения технических неполадок или получения доступа к информации;
6. постоянное общение — формальное и неформальное, привлечение к совместным мероприятиям вне офиса, онлайн-общение с коллегами, поздравление с днем рождения и т. п.

Инструменты

Назовем основные инструменты, которые потребуются для успешной адаптации удаленных стажеров.

Программы видеозахвата

Эти приложения пригодятся для создания приветственных и ознакомительных видеороликов, обучающих скринкастов, инструкций по работе с программным обеспечением. Например, в российском софте Экранная Камера вы сможете дополнить материал графикой, текстом, озвучкой, фоновой музыкой и титрами. Последние две опции пригодятся для придания видео эмоциональности, оригинальности.

Стоимость представленных в подборке приложений варьируется от нуля до 97 700 рублей в год.

Планировщики задач

Необходимое средство для планирования рабочего графика, систематизации и управления краткосрочными и долгосрочными задачами. Подобные планировщики позволяют новому сотруднику правильно расставлять приоритеты, отмечать время, которое он тратит на выполнение каждого задания, грамотнее организовывать рабочие процессы. В подборку вошли 6 программ, разработанных для российского бизнеса. Также можно воспользоваться онлайн-сервисами, например, Google Tasks, SingularityApp, WEEEK и другими.

Цена программного обеспечения колеблется от 170 рублей в месяц за 1 сотрудника до 42 000 рублей в месяц за компанию.   

Онлайн-календари

Эти приложения удобно использовать для записи не только корпоративных, но и личных дел. Во втором случае лицензия будет бесплатной. Обычно в веб-календарях фиксируют планы на день. Для компании есть тарифы с расширенным функционалом — проведение видеоконференций, общий корпоративный календарь, совместная работа и прочие. Из наиболее простых и популярных платформ можно назвать Google Calendar, Яндекс Календарь, Outlook Календарь и другие.

Ценник веб-календарей из подборки варьируется от нуля до 2599 рублей в год. 

Менеджеры паролей

Такая программа потребуется в любом случае — для безопасного хранения паролей и ключей от рабочих материалов, аккаунтов, входа в систему. В зависимости от функционала менеджеры могут быть доступны бесплатно или платно. Некоторые из них, например Bitwarden, позволяют генерировать новые пароли. Помимо него в списке представлены KeePassXC, Kaspersky Password Manager, Padloc и прочие.

Стоимость менеджера паролей колеблется от бесплатной до 900 рублей в год.  

Платформы для обучения

Инструмент, который нужен любой компании для обучения и повышения квалификации сотрудников — удаленных и штатных, вновь прибывших или постоянных. Есть сервисы, предлагающие только готовые образовательные программы, а некоторые из них предлагают создавать и собственные курсы. Среди подобных платформ известны iSpring Learn, Zenclass, Teachbase, Webtutor и т.д.

Цена на использование платформ варьируется от бесплатного до 592 200 рублей в год или 1 970 000 рублей бессрочно.

Приложения онбординга

Это специальные программы, которые помогают оптимизировать и автоматизировать процесс адаптации в компании новых сотрудников. Софт позволяет подбирать, обучать, оценивать персонал, продумывать стратегию карьерного развития работников, вести материалы делопроизводства, настраивать коммуникацию между членами команды и многое другое. В подборку вошли приложения Talen Rocks, HRM.Битрикс24, Поток Адаптация, VK People Hub Social и прочие.

Ценник на ПО колеблется от бесплатных пробных версий до 1 699 000 рублей в год.

Ключевые элементы онбординга

1. Информирование. Соискателю, принимаемому на работу, необходимо дать всю необходимую информацию о компании, руководителях, должности самого стажера, его обязанностях, корпоративных правилах и т. д.
2. Обучение. Компания может организовать для новых сотрудников тренинги, семинары, лекции, чтобы ближе познакомиться с продуктами и услугами компании, изучить корпоративный регламент.
3. Социализация. Это необходимый элемент адаптации любого работника. Он должен чувствовать себя комфортно в коллективе, знать, к кому обратиться за помощью или по рабочему вопросу.
4. Оценка. Для успешного онбординга требуется регулярная обратная связь, проведение опросов, оценка профессионального прогресса стажера, корректировка его стратегии развития.
5. Поддержка. Новичку может понадобиться помощь в решении рабочих проблем. Сюда также входит создание комфортных условий для работы, грамотно организованный режим деятельности и отдыха. 

Практики онбординга

1. Приветственный пакет. Чтобы установить эмоциональную связь и снизить напряженность, соискателю отправляют welcome pack — информационные материалы о компании, его должности и обязанностях, корпоративных правилах, ответы на частые вопросы. Для предварительного знакомства с коллегами и офисом может быть снят видеоролик. Иногда к этому добавляется мерч.
2. Чек-листы. Оценить, насколько успешно прошла адаптация нового сотрудника, можно с помощью опросников и чек-листов. В зависимости от специфики организации они могут отличаться. 
3. Наставничество. Чтобы стажер чувствовал себя увереннее и работал продуктивно, ему потребуется поддержка опытного коллеги. Идеальный вариант, когда бадди помогает новичку не только в рабочих процессах, но и в общении с коллективом. 
4. Система обратной связи. Для четкого понимания ситуации, психологического состояния сотрудника, его мотивации необходимы регулярные встречи, опросы, беседы. 
5. Корпоративная база знаний. Пригодится для оптимизации рабочих процессов и упрощения доступа нового работника к необходимой ему информации. В эту же базу данных могут быть включены обучающие материалы, инструкции, памятки, перечень требований.
6. Неформальное общение с командой. Для сплочения коллектива, установления доверительных отношений между его участниками и безболезненного внедрения новых членов команды не лишним будет организовать совместные мероприятия.

Разработка программы онбординга

1. Определение целей и задач программы. В первую очередь компании нужно понять, какой результат она хочет получить от нанимаемого сотрудника, какие этапы предстоит пройти и что необходимо сделать для достижения поставленной цели.  
2. Анализ целевой аудитории. Важно определить, кто ваши новые сотрудники, какие у них потребности и индивидуальные особенности. Кому потребуется больше времени для прохождения адаптации, а кто справится быстрее, у кого какой стартовый уровень.
3. Выбор инструментов и методов онбординга. С учетом предыдущих двух параметров из множества существующих приемов адаптации выбираются наиболее подходящие для конкретного соискателя.  
4. Разработка календарного плана. Руководитель отдела совместно с наставником продумывают и назначают стажеру список задач — на каждые день, неделю, месяц. В плане обязательно нужно делать разметку: задачи с жестким дедлайном или примерным сроком сдачи, приоритетные и т. п. 
5. Назначение ответственных за каждый этап. Деятельность новичка на испытательном сроке всегда должна сопровождаться и контролироваться опытным ответственным, которого назначит руководитель. Это позволит избежать ощутимых для компании ошибок, снижения качества работы.
6. Контроль эффективности программы и внесение корректировок. Даже тщательно продуманная система иногда нуждается в правках и изменении курса. Это может зависеть от индивидуальных особенностей работника, внешних обстоятельств и условий. Поэтому держать на постоянном контроле продуктивность утвержденной программы стоит до окончания периода адаптации. 

Заключение

Итак, мы разобрали что такое онбординг сотрудника, из каких элементов состоит этот процесс и как его грамотно организовать и провести. В конце оставим чек-лист самого главного:

1. Адаптация соискателя начинается до его первого рабочего дня и не заканчивается с прохождением испытательного срока — это длительный гибкий процесс.
2. Программа онбординга тщательно продумывается и включает все этапы от определения целей и задач до назначения ответственных и наставников.
3. Необходимо проводить оценку эффективности результатов как деятельности стажера, так и разработанной для него программы.
4. Адаптация удаленных сотрудников отличается от онбординга штатных кандидатов и требует иного либо большего инструментария — использование дополнительного программного обеспечения, онлайн-сервисов.
5. Важно помнить о неформальном общении команды, поэтому проведение корпоративов, встреч, мероприятий вне работы позитивно скажется на работе опытных и начинающих сотрудников.