10 инструментов для эффективного онбординга: опыт известных брендов

Формулы идеального онбординга сотрудников не существует, но есть проверенные инструменты, которые помогут каждой компании организовать свою эффективную систему адаптации новичков. Мы собрали самые интересные практики на рынке, чтобы вы могли адаптировать опыт крупных корпораций под свои задачи. 

Страничка на корпоративном портале

Это пространство сотрудника на внутреннем портале, где собрана полезная информация и инструкции, представлены сервисы. Например, сотрудники Т-Банка могут на своей странице заказать справку 2НДФЛ, забронировать места в офисе, найти сведения о разных социальных программах компании: консультациях налоговых специалистов, юристов, программе ДМС и многом другом.

Как сделать сквозную авторизацию сотрудников на корпоративном портале и интегрировать его с различными сервисами, мы рассказывали в прошлой статье.

Карта адаптации

Можно сказать, что это страничка на максималках — пошаговая программа обучения в интранете, которая содержит полезные статьи, видео, чек-листы. Вся информация структурирована и разбита на модули. Новый день — новый модуль для изучения. Новички Т-Банка пользуются такой картой. Информация выдаётся порционно: так у сотрудника не будет перегруза, и это облегчит поиск нужной информации в будущем.

Корпоративный чат-бот

Это отличный инструмент и для автоматизации онбординга, и для решения рутинных задач команды. Например, сотрудники «Додо Пиццы» пользуются внутренним ботом-помощником Dodobot, который вшит в рабочий мессенджер Loop. Новички и менторы получают от него рассылку с чек-листами. Также с помощью бота можно быстро найти полезную информацию, например, о том, как оформить отпуск или заказать билеты на конференцию.

Для наших сотрудников мы создали бота Семёна: он информирует о событиях в компании, проводит опросы, собирает аналитику и развлекает мемами. А для новичков он становится надёжным другом с первых минут знакомства: 

1. не нужно самому долго искать ответ в библиотеке;
2. бот отвечает быстрее, чем занятой коллега;
3. можно не стесняться задавать даже самые глупые вопросы.

Чат-бот с веб-апом в Телеграме

У Мегафона есть веб-приложение для обучения и мотивации новых сотрудников колл-центров. Тысячи стажёров по всей стране проходят обучение прямо в Телеграме. Чат-бот отвечает на их вопросы и регулярно рассылает напоминания об открытии новых учебных модулей.

Welcome book

Книги об истории и культуре компании также часто встречаются у известных брендов. Например, «Додо Пицца» написала для сотрудников «Додо Книгу», чтобы они ближе познакомились с историей, культурой и ценностями бренда. Первая книга вышла в 2017 году, а через 4 года выпустили продолжение с новыми историями сотрудников и принципами работы. Обе бумажные версии книг дарят каждому новому члену команды.

Всем печатать книгу вовсе необязательно, можно выбрать менее лиричный формат handbook и сделать онлайн-буклет — так вся важная информация о компании и ваших процессах всегда будет под рукой.

Email-рассылка

Это классика. Приветственные письма можно отправлять уже на этапе пребординга, когда сотрудник принят в команду, но ещё не приступил к работе. Цепочка писем может включать в себя приветствие руководителя, информацию о компании, коллегах и рабочих задачах конкретного сотрудника или ссылку на welcome book. Процесс отправки писем можно автоматизировать.

На этапе онбординга с помощью имейлов можно напоминать новому сотруднику и его руководителю про основные организационные моменты, важность постановки целей на испытательный срок или проведение регулярных личных встреч. В Т-Банке, например, ещё рассказывают про пожарную и информационную безопасность.

Интерактивная презентация

Традиционную скучную презентацию о компании можно превратить в имиджевое иммерсивное пространство, добавив к тексту анимацию, видеообращение ТОПов компании и звуковые эффекты. Недавно мы разработали интерактивный онбординг для международной IT-компании.

Мультимедийный формат вызывает дополнительный интерес к онбордингу и воспринимается нативно. При этом дизайн презентации можно адаптировать под разные каналы, например, мы работали в инфраструктуре клиента. 

Внутренний нетворкинг

Чтобы снизить градус напряжённости у новых сотрудников и помочь им побороть страхи коммуникации с коллегами, МТС подготовила образовательный видеокурс из семи уроков и с онлайн-воркбуком. Выполняя небольшие задания, например, выбрать коллегу и пригласить его на обед, новичок преодолевает барьер сделать первый шаг и постепенно вливается в команду.

Welcome pack

Многие крупные бренды такие, как Яндекс, ВКонтакте, Додо Пицца, в первый рабочий день дарят новичку приветственный набор. Его наполнение может быть разным: брендированные ручки и блокноты, футболки, кружки, шоперы, стикерпаки и т.д. Если сотрудник работает в офисе, то набор ему вручают лично, а если на удалёнке — отправляют по почте. Компании таким образом создают чувство принадлежности и мотивацию на самом старте.

Buddy 

Так называют лояльных и активных сотрудников, которые вовлечены в процесс адаптации новичков и готовы помогать им в их погружении в корпоративные процессы и культуру. Их задачи — рассказывать о правилах и традициях компании, помогать быстрее влиться в команду.

Подход онбординга через Buddy используется во многих крупных компаниях и показывает хорошие результаты с большей вовлечённостью, повышением производительности и развитием социальных контактов внутри компании.

Выбирайте инструменты для системы онбординга и адаптации сотрудников с учётом ваших задач, ресурсов и корпоративной культуры. Если вам нужна помощь, напишите нам в телеграм или на почту [email protected]. Мы помогаем клиентам в решении внутриком-задач уже 17 лет и имеем много успешных кейсов. Вот некоторые из них: 

1. МегаФон: веб-приложение в Telegram для обучения стажёров
2. Знакомьтесь, Семён: чат-бот и хранитель корпоративных знаний в одном лице
3. Цепляющие email-рассылки: опыт Convergent
4. Стимулирование продаж через внутренние коммуникации для сотрудников международной компании

Недавно мы запустили отдельное направление услуг для внутрикомов и HRов — СМЫСЛ!

СМЫСЛ! — про множество способов и форм объяснять сотрудникам сложное простым и понятным каждому из них языком. В СМЫСЛЕ! 2 направления работы: стратегия и продакшен. Подробнее об этом здесь. 

Будем рады помочь вам в решении ваших внутриком-задач!