В 2020 году многие компании учились работать на удаленке, а в 2021 предстоит новый челлендж по поиску баланса между онлайн- и офлайн-форматами работы. Гибридный режим — то, о чем многие давно задумывались, но не решались реализовать. В колонке для Sostav Мария Котова, руководитель HR-направления агентства 
Arena, входящего в 
АДВ, поделилась ключевыми принципами, которых агентство придерживается в реализации нового формата.
Удаленка — ожидание vs реальность
Несмотря на очевидные плюсы удаленной работы (экономию времени на дорогу в офис, возможность смены локации и прочее), многие сотрудники столкнулись с рядом неудобств. Еще в мае 2020 года мы провели пульс-опрос по теме удаленной работы и выявили, что у 44% сотрудников возникли сложности в разграничении рабочего и личного пространства:
- нехватка «живого» общения с коллегами и ощущения командного духа;
- некомфортное рабочее пространство — отсутствие подходящей для работы мебели и техники, маленькая жилплощадь, проблемы с интернетом;
- проживание на одной территории с родственниками и/или маленькими детьми, требующими внимания и отвлекающими от задач.
Очевидно, что почти год удаленной работы уже не вернет нас в формат офисной пятидневки, но и полностью отказываться от офлайнового режима нельзя. В нашем агентстве на вопрос «хотели бы вы продолжить работать удаленно?» утвердительно ответили лишь 26% опрошенных сотрудников. Львиная доля выбрала вариант гибридного графика с посещением офиса два-три раза в неделю.
При этом важно понимать цели по выходу в офис в каждой конкретной компании. Для определения реальных потребностей сотрудников я рекомендую провести внутренний опрос. Это поможет адаптировать офисное пространство, грамотно определить дни и часы выходов в офис отдельных команд и пр.
Итак, мы уточнили, почему нашим сотрудникам важна работа в офисе:
- креативные шторминги и совместная подготовка к тендерам;
- возможность проведения офлайн-встреч, так как видеоконференции не позволяют видеть обратную связь, а технические ограничения могут испортить впечатление;
- обучение новых сотрудников и внедрение их в команду;
- личный контакт и живое взаимодействие.
На основе этого мы выявили несколько ключевых принципов, которые выходят на первый план при реализации гибридного графика работы. Давайте рассмотрим их подробнее.
Реорганизация офисного пространства
За время пандемии многие офисы отказались от части арендуемых площадей, нам это позволило на 10% оптимизировать бюджет на аренду. Смена пятидневной рабочей недели на частичный возврат в офис также сократит хозяйственные расходы. В итоге план по оптимизации расходов на офис в 2021 году составляет 15%. Это позволит перераспределить бюджет на такие необходимые в данный период статьи, как тимбилдинги и обучение.
При возврате в офис самым оптимальным вариантом является внедрение shared desk, когда одним и тем же рабочим местом могут пользоваться несколько сотрудников в разные дни недели. При этом важно сделать офисное пространство максимально эффективным для продуктивной работы. Нагромождение мебели остается в прошлом. Офис становится местом для обмена идеям и живыми эмоциями. Оборудованные эргономичные пространства для командной работы вытесняют классическую кабинетную рассадку.
Сейчас конференции в Zoom стали незаменимым атрибутом наших рабочих будней. Это влечет за собой проблему шумоизоляции — ведь когда 30 человек в одном open space участвуют в видеосовещаниях, продуктивно работать становится невозможно. На рынке сейчас появился большой ассортимент звукоизоляционных капсул. Это отличный вариант для таких коротких конференций.
Диджитализация всех рабочих процессов и онлайн-инструменты адаптации новичков
Сейчас крайне востребованы такие инструменты, как трекеры задач, планировщики ресурсов, платформы по адаптации новичков и онлайн-обучению. Мы не ограничиваем своих сотрудников каким-то одним инструментом, поскольку у каждого отдела свои особенности работы. К примеру, креативному отделу удобен Basecamp, аналитикам — MS Teams. Кроме того, у нас есть универсальный внутренний портал группы АДВ с большим функционалом по трекингу задач и файловому обмену.
Особое значение мы уделили адаптации в команде новичков, ведь им сложнее всего познакомиться с коллегами, настроить на начальном этапе рабочие процессы. Для этой цели мы внедрили Training Space — пространство, в котором новички поэтапно знакомятся с агентством и проходят с определенной периодичностью задания от HR. В пространстве есть вся необходимая информация: знакомство с топ-менеджментом, история агентства и рекламной группы, различные инструкции и контакты. Инструмент показал свою эффективность на удаленке, но будет иметь не меньшее значение для адаптации в гибридном формате.
Децентрализация управленческих функций и фокус на делегирование
Вырастает значимость межфункционального взаимодействия, децентрализации управления и фокуса на делегировании. Перейдя на удаленку, все мы начали — часто даже неосознанно — использовать в рабочих процессах элементы из agile-культуры. Например, ввели короткие утренние статусы с командой. Я люблю называть их «стендапами», так как каждому члену команды дается право высказать по любому вопросу, а адженда этих встреч очень вариативна. Это позволяет в процессе выявить какие-то важные проекты или проблемные точки, на которые мы не обращаем внимание в повседневной работе.
Чтобы удаленная или частично удаленная работа шла успешно, важно следить за тем, на каком этапе находится проект, делать контрольные точки сверки и актуализировать задачи. Для этого удобнее делить большие задачи на «спринты» длиной в две-четыре недели и собираться по окончанию каждого этапа для анализа результатов. Когда у нас нет возможности быстро обмениваться обратной связью, сидя в одном пространстве, такой подход позволяет снижать риски отклонения от выбранной стратегии и сохранять общую вовлеченность в поставленную задачу. Обязательно назначайте человека, который будет контролировать ход таких «спринтов».
Корпоративные мероприятия в офлайн-формате
Сейчас сохранение корпоративного духа становится очень непростой, но крайне важной задачей для HR. Мы уже реализовали большое количество объединяющих мероприятий — лекторий с приглашенными спикерами, мастер-классы на огромное количество тем (кулинария, цигун, функциональные тренировки), у нас в гостях даже был космонавт.
Но с учетом бешеного роста вебинаров и онлайн-обучения мы, с одной стороны, существенно экономим свое время, но при этом теряем эмпатию. Недавно мы провели командообразующее мероприятие в формате бизнес-игры. Это было первое за долгое время мероприятие в офлайне. В игровом формате сотрудники показали потрясающую вовлеченность в процесс. Оказалось, что многое из игры можно переложить на бизнес-процессы, а роль интерактива в обучающих и командообразующих мероприятиях стала одной из самых приоритетных. Сейчас мы с большой уверенностью можем сказать, что нужно делать максимальный акцент на корпоративных мероприятиях в офлайн-режиме.
Обмен опытом между отделами и поиск молодых звезд
Даже когда мы все приходим в офис, мы не всегда пересекаемся с коллегами из смежных отделов, что уж говорить о гибридном формате работы. Сотрудники регулярно встречаются на статусах узким кругом своей команды-отдела, забывая о том, что в компании есть специалисты из смежных дисциплин, которых можно привлечь к проекту, поэтому полезно внедрять практику встреч, на которых присутствуют сотрудники из разных отделов. Это поможет собирать и обсуждать лучшие практики, передавать экспертизу и создавать общее инфополе.
Использование элементов agile-культуры также позволяет эффективно мотивировать и растить в компании «молодых звезд». Руководители подразделений в силу своей загрузки не всегда успевают реализовывать задачи второго уровня. Это может быть систематизация лучших практик, развитие клиентского сервиса и продуктов, обмен опытом с коллегами и обучение. Все эти задачи можно разделить на небольшие проекты и выделить под каждый проект лидера среди сотрудников уровня Middle. Это позволит развивать лидерские качества, сформировать в компании культуру наставничества, снижая нагрузку с руководителей, а также дополнительно мотивировать молодых звезд. Поверьте, в каждом отделе есть амбициозные ребята с горящими глазами, которые не только эффективно выполняют свои непосредственные обязанности, но и с удовольствием готовы делиться опытом.
В конце хотелось бы отметить, что сейчас гибридный график и распределенные команды — это не временное явление, а новая реальность. Данный факт даже окончательно закреплен законом о дистанционной работе, вступившим в силу в этом году. Принятие закона сняло «головную боль» с HR-специалистами, которые долгое время не знали, как можно официально оформить гибридную работу сотрудников. Осталось дело за малым — эффективно организовать такой режим в командах.