Внедрение инструментов Lean в командe Сервис Деск

Предыстория

Любой сервис для конечных пользователей должен быть гибким, отражающим их текущие потребности. Бизнес развивается, качество сервиса тоже должно расти. Если этого не происходит, рано или поздно уровень услуг, заданных на старте проекта, перестает устраивать потребителей. Поэтому хочу поделиться с вами своим опытом внедрения новых методов работы в нашей команде Сервис Деск (SD).

В конце 2012 года мы запустили в работу услугу SD для одного из наших клиентов в режиме 24/7/365. Полноценной службы SD у заказчика до этого не было, вся поддержка оказывалась силами внутренних подразделений. Под этот проект была подобрана и обучена новая команда, состоящая из 7 сотрудников, включая меня. Сервис стартовал активно — передача знаний, знакомство со спецификой работы. У команды было много идей и энтузиазма. Сервис заработал как часы.

Почему сложно оказывать хороший сервис без перемен в работе?

Состав команды не сильно менялся в течение 3-х лет. Кто знаком с работой SD, тот представляет, как это много. Со временем энтузиазм стал угасать, рутинные задачи поглотили коллектив, а вовлеченность в проект снижалась.

Последней каплей стала официально полученная от клиента обратная связь о низком качестве нашего сервиса. По ее результатам стало очевидно, что сотрудники не были полноценно погружены в работу проекта и не использовали свой опыт для улучшения процессов поддержки, а эти качества жизненно необходимы для конкуретно способной технической поддержки.

Настало время менять подходы команды к оказываемому сервису. В этом ключе к нам пришли инструменты Lean, хорошо зарекомендовавшие себя в нашей компании на протяжении нескольких лет.

Что такое Lean?

Бережливое производство (от англ. lean production, lean manufacturing — «стройное производство») — концепция управления производственным предприятием, основанная на постоянном стремлении к устранению всех видов потерь. Бережливое производство предполагает вовлечение в процесс оптимизации бизнеса каждого сотрудника и максимальную ориентацию на потребителя.

Lean подход в нашей компании — совокупность инструментов и принципов, помогающих сформировать и поддерживать культуру постоянного совершенствования.

Принципы Lean подхода следующие:

Инструменты и техники, которые мы уже используем на уровне компании:

1. Communication Cell, или «кружки качества», — встречи команды с четкой программой, эффективный формат внутренней коммуникации.
2. Demand analysis — способ поиска тенденций по входящим обращениям (например, инцидентам) для уменьшения их количества.
3. Problem solving session — выявление корневых причин инцидентов и командная выработка мероприятий для их устранения.
4. Workplace organization — оптимизация физического и виртуального рабочего пространства.
5. Value stream mapping — инструмент оптимизации рабочих процессов, основанный на их детальном анализе.

Для оперативного исправления ситуации на проекте мы выбрали следующие инструменты:

• «Кружки качества» — для вовлечения всей команды в процесс улучшения сервиса, визуализации текущих показателей эффективности сервиса, сбора обратной связи.
• Demand analysis — оценка текущих трендов на сервисе, причин возникновения обращений, определения зон повышенных трудозатрат со стороны SD и клиента.
• Problem solving session — для выработки действий по достижению новых целевых показателей сервиса, уменьшению трудозатрат, повышению эффективности работы.
• Workplace organization — для реорганизации базы знаний и файлового хранилища, что поведет за собой снижение временных затрат на поиск информации, необходимой для решения обращений.

Внедрение инструментов на проекте разделили на три этапа:

1. Запуск «кружков качества» .
2. Практическое использование инструментов по выявлению, решению проблем.
3. Организация виртуального рабочего места