Стратегическая сессия: что это, зачем нужна и как организовать «на удаленке»

Ни один ветер не будет попутным, если вы не знаете, куда идете. Знать это надо как обычному человеку, так и руководителю компании. Последнему особенно, ведь он отвечает не только за себя, но и за бизнес и за своих коллег. 

Одним из наиболее эффективных способов наметить вектор дальнейшего развития компании является стратегическая сессия. В статье подробно объясним, что это такое, как ее организовать в удаленном формате и что мешает эффективному обсуждению главных целей. 

Стратегическая сессия — это…

Так называется формат групповой совещательной работы, в ходе которой определяется дальнейший вектор развития компании или принимаются решения по любым ключевым вопросам ее деятельности. Участвуют в стратсессии руководители компании и отделов. Обычно стратсессия длится много часов, поэтому разбивается на несколько дней. Существует ряд причин, провести плановую или срочную встречу руководителей. 

Когда нужно проводить стратсессию?

1. Пора обсудить главное и стратегическое: скорректировать миссию, сформировать ценности, проанализировать внешнюю обстановку и т.д. Важно: повестка не связана с текущими задачами.

2. Пришла беда — отворяй ворота. Кризис — это время, который требует от бизнеса большой собранности, выносливости и предприимчивости. Так, во время любых потрясений стратсессия — это то, что поможет устоять на ногах или даже извлечь из новых сложных условий выгоду. 

3. Растем-c, коллеги! Конечно, когда бизнес масштабируется, есть что обсудить. Открытие филиалов в новых городах, запуск франшизы, расширение продуктовой линейки или штата компании — все это важно тщательно обсуждать с руководителями отделов, чтобы время позитивных перемен было пережито с минимальными потерями и максимальными приобретениями.  

С главными категориями причин разобрались. Теперь подробнее о том, как проводятся стратсессии, если коллектив компании работает удаленно.

Сложности организации стратсессии в удаленном формате

Правильно провести стратегическую сессию, о которой будут вспоминать, не как о скучной «обязаловке» для проформы, а как о значимом и интересном событии, — сложно. Задача становится еще интереснее, если мероприятие нужно провести удаленно. Вот главные трудности: 

1. промежуточные итоги не фиксируются;
2. тайминг и повестка постоянно нарушаются;
3. мотивация и вовлеченность находятся где-то в районе нуля. 

Мы разберем подробнее каждый из пунктов, но забегая вперед скажем, что существует практически панацея от всех — фасилитатор. Так называют ведущего, который организовывает стратсессию, координирует ее ход, следит за таймингами, вовлеченностью участников в процесс, а также фиксирует важные тезисы.  

Стратсессия без фасилитатора, как школьный урок без учителя

Хороший и опытный фасилитатор:

1. создаст удобное пространство для участников, позаботится о применении майнд-карт и о том, чтобы у всех было установлено приложение для видеоконференций; 
2. построит общение так, чтобы у всех была возможность высказаться и при этом одного участника не приходилось слушать слишком долго;
3. позаботится о том, чтобы среда была нетоксичной, переведет споры в конструктивное русло;
4. не станет высказывать свою точку зрения относительно обсуждаемого вопроса, будет нейтрален относительно каждого из присутствующих.

Теперь вернемся к трем главным проблемам и объясним, как с ними бороться.

Промежуточные итоги не фиксируются

Это неочевидная проблема. Часто руководители думают, что мысли и тезисы, не являющиеся фундаментальными и финальными не очень важны и фокусироваться на них необязательно. Однако может получиться так, что решения принятые в пятницу, будут противоречить тем, что были приняты в среду. Поэтому важно четко фиксировать согласованные заключения в дорожной карте. Ответственный за запись — фасилитатор, однако и сами участники могут это делать.

Сниженные мотивация и вовлеченность

Обычно в начале сессии участники имеют высокий уровень мотивации, у каждого есть свои мысли и желание их высказать. Однако оно снижается и может сойти на нет, если участников и мыслей у них слишком много. Люди, до которых очередь доходит только ко второму или третьему дню, уже задаются вопросом: «А не слишком ли много проблем у нашей компании?».

Сохранить мотивацию участников на высоком уровне поможет фасилитатор. Он должен следить за тем, чтобы в течение одного дня стратсессии высказаться получилось у каждого. Скорее всего проблем у компании не так много, просто руководители разных отделов видят сложности под своим углом, говоря об одном и том же, они используют разные тезисы. 

Если выясняется, что озвучены все же разные проблемы, то голосованием надо выбрать одну и сфокусироваться на ее решении. Конечно, все зафиксировать на майнд-карте. Без этого легко запутаться в тезисах и проблемах. 

Пример того, как выглядит майнд-карта Miro в ходе стратсессии

Вовлеченность тоже имеет свойство снижаться в ходе мероприятия. Чаще всего это происходит просто из-за усталости. Тяжело быть сфокусированным несколько часов подряд. Чтобы не перегружать участников, важно давать им отдых в виде переключения внимания. 

Отлично работают перерывы на совместные зарядки или дыхательные практики: если работали 40 минут, то стоит прерваться на 5 минут, а если 2 часа, то на восстановление потребуется уже 30 минут. Конечно, за этим тоже следит фасилитатор.  

Нарушение тайминга и плана повестки 

Людям свойственно отвлекаться. В этом нет ничего критичного, обычно обсуждаемая тема затрагивает целый ряд смежных, и очень легко пуститься в обсуждения одной из них. Замечая, что участники общаются не по повестке, фасилитатор должен сообщить об этом и вернуть их в нужное русло. 

Отслеживать тайминги — пожалуй, самая простая и одновременно самая важная задача фасилитатора. Время на стратсессии пролетает быстро и критически важно, чтобы за ним следили, в противном случае стратегическая сессия может длиться и три недели.  

Вместо заключения: чек-лист для результативной стратсессии

1. Выберите одну проблему или цель, о которой будет вестись речь в ходе всей стратсессии. Обсуждать сразу несколько тем нельзя — сессия превратиться в обычное совещание. Глобальную цель важно декомпозировать, чтобы все участники четко понимали, из каких небольших шагов состоит ее достижение. 

2. Пригласите фасилитатора. Им может стать кто-то из сотрудников или профессионал со стороны. В первом случае не придется погружать человека во внутренние процессы компании, а во втором — обучать проведению стратсессии. Выбирайте, какой из вариантов для вас более удобный.

3. Соблюдение тайминга, сохранение мотивации и вовлеченности — три кита, на которых стоит успешная стратсессия. Убедитесь в том, что ваш фасилитатор это понимает. 

4. Не пренебрегайте записью промежуточных итогов, используйте майнд-карты для наглядности и понимания того, как далеко зашла ваша коллективная мысль. 

Удачных стратсессий! Команда i2crm.