Как организовать работу удаленной команды и при чем тут японский термин «икигай»

Рассказываю, как синхронизировать 100 увлеченных специалистов из 10 стран в одном пространстве.

Меня зовут Влад Кармаков, я CEO Siberian.pro — компании по мобильной и веб-разработке с цифровым управлением. Мне интересно делиться собственным опытом и обсуждать важные проблемы, с которыми сталкивается каждый предприниматель. В этой статье я расскажу, как мы организовали удаленную работу, создав в команде синхронизацию, концентрацию на задачах и доверие.

Наша компания с 2015 года работает в формате распределенной команды с цифровым управлением. Сейчас у нас более 100 человек из 10 стран и 50 городов.

И этот формат мы выбрали не просто так — он позволял быстрее находить компетентных разработчиков. На рынке Новосибирска, где мы начинали развиваться 8 лет назад, была высокая конкуренция за хороших специалистов. Тогда о нас мало кто знал, поэтому было тяжело привлекать местных профессионалов. Мы решили искать лучших кандидатов за пределами одного региона, а потом и по всему миру.

Получив первый опыт создания удаленной и распределенной команды, мы увидели в ней как большие сложности, так и возможности.

Сложности:

1. Нужно иначе выстраивать коммуникации в команде и создавать доверие.
2. Труднее синхронизироваться по времени.
3. Не хватает живого общения и эмпатии между людьми.

Возможности:

1. Легко найти профессионала с необходимыми компетенциями и близкими для команды ценностями.
2. Масштабировать бизнес проще и быстрее.
3. Для найма большого числа сотрудников не нужно строить или арендовать офис.

Далее подробно разберу отличия организации удаленной команды на примере Siberian.pro.

Об особенностях коммуникации в удаленной команде

Когда люди каждый день работают в офисе бок о бок, между ними возникают невидимые дружеские связи. По сути, это чем-то напоминает школу. Тогда отношения с другими учениками возникали благодаря общему классу, контексту, правилам порядка и территории. Важную роль играла физическая среда.

Удаленная работа — это совсем другая атмосфера и другой тип коммуникации. Например, люди могут ни разу не видеться в реальной жизни или даже по видеосвязи, если все вопросы решаются письменно. Здесь территориальные связи и границы перестают играть такую важную роль, и на первый план выходит синхронизация в ценностях, интересах и целях. Чем ваши ценности и ценности коллег ближе, гармоничнее, тем синхронизация выше, а общение продуктивнее.

Как понятие «Икигай» связано с удаленкой и подбором сотрудников

На удаленке удержать людей в рабочем состоянии и концентрации на задачах может только настоящий интерес к работе. Если этого нет, внимание теряется гораздо легче, и каждого сотрудника нужно постоянно контролировать.

Поэтому в нашей компании одна из главных ценностей — любовь к своему делу и ощущение своего предназначения, что пересекается с японским понятием «икигай». Это философия осознанного отношения к работе и выполнения тех задач, которые и по душе, и хорошо получаются.

Нас объединяет икигай.

При организации работы в удаленной команде критически важно подобрать сотрудников, которые для нее подходят. Во время собеседований мы стараемся подбирать людей, которые:

1. любят свое дело,
2. ответственны,
3. способны к самоорганизации,
4. умеют концентрировать внимание на задачах,
5. мыслят системно,
6. находят баланс между работой и отдыхом.

Как организовать бизнес-процессы так, чтобы команда работала стабильно

Есть мнение, что руководить 50 сотрудниками на удаленке — то же самое, что и руководить 100 сотрудниками в офисе. Мы с этим мнением полностью согласны. Увидели на своем опыте, что даже небольшая распределенная команда требует проработки всех бизнес-процессов. Иначе для сотрудников непонятны «правила игры», возникает много сложностей с синхронизацией и ожиданиями друг от друга.

Например, в отличие от офиса, людям больше приходится писать, чем говорить. Для кого-то может быть тяжело формулировать свои мысли письменно. Если в оффлайне задачу или проблему можно быстро обсудить лично, чувствуя эмоции другого человека, то в рабочем чате не всегда удается правильно передать свое мнение. Из-за этого переписка может превратиться в бесконечное выяснение деталей и уточнений.

Или если один сотрудник забывает внести важные данные по задаче в таск-менеджер, остальные могут сделать ее неправильно и потратить время зря. Поэтому важно, чтобы вся информация в команде была актуальной, а коммуникация строилась на общих правилах и ценностях.

Перечислю основные правила, которые помогают нам работать стабильно и слаженно.

Синхронизировать всю команду

Для работы в удаленной команде важно создавать доверие и расширять каналы коммуникации. В отличие от офиса, на удаленке нет возможности выпить кофе с коллегой и обсудить сложного клиента или собраться всей командой после работы, чтобы отметить релиз проекта. Некоторые могут чувствовать себя оторванными от коллектива и впасть в апатию от недостатка общения. Поэтому нужно искать другие возможности познакомить, подружить людей, сблизить их. Это могут быть видеозвонки, мероприятия с интерактивной частью, специальные события, обмен мнениями.

Например, у нас в команде каждую неделю проходят общие созвоны, планерки внутри каждой из команд, уроки английского и клуб управленческих поединков. Также мы ведем внутренний дайджест, где рассказываем о новых людях в команде и публикуем интервью с сотрудниками. Любой может предложить свою идею или подать вопрос на обсуждение в общих каналах Slack.

Еженедельная встреча команды в Zoom.

Использовать возможности асинхронного общения

Члены нашей команды проживают более чем в 50 городах 10 стран мира и находятся в разных часовых поясах. Чтобы успешно вести асинхронную коммуникацию, мы используем общие канбан-доски в Asana и Jira и другие формы ведения документации. Занося данные в них, мы синхронизируемся с коллегами. Актуализируя общие канбан-доски по проектам, передаем важную информацию, не отвлекая никого от работы. Любой коллега в нужное для него время может ознакомиться с этой информацией и решить с ее помощью рабочие вопросы.

Например, все этапы нашего производственного процесса описаны по методу SIPOC. Общая доска со всеми необходимыми шагами по реализации проекта помогает отслеживать ход работ.

Шаблон для описания всех шагов проекта в формате SIPOC.

Также в работе нам помогает документ, который мы называем «светофор ТЗ» — общий дашборд для согласования Технического задания. По нему каждый понимает, что ему дальше делать в рамках своей роли, и какой статус у задачи. Подобные дашборды позволяют в любой момент времени знать положение дел по проектам и строить работу правильно, не отвлекаясь на длительные созвоны и переписку с коллегами.

Создавать общие договоренности

У нас есть правило: каждый должен стремиться поддерживать всю информацию по проектам в актуальном состоянии. Ведь если один человек не внесет сделанные им изменения, другие не смогут получить исчерпывающую информацию по задаче и сделать ее качественно.

Также, несмотря на разные часовые пояса, мы с командой договариваемся быть на связи в чатах Slack с 9:00 до 15:00 по Московскому времени в будни. В этот промежуток каждый может спросить что-то важное у коллег и быстро получить ответ.

Эти договоренности помогают нам контролировать все рабочие процессы и оперативно решать срочные вопросы. Мы учимся предвосхищать проблемы заранее, не дожидаясь, пока, например, отсутствие информации по проекту приведет к трудностям в работе.

Организация работы распределенной команды — интересный и сложный вызов, который многому учит. Как руководителей подразделений компании, так и сотрудников. Мы в Siberian.pro рады справляться с вызовами вместе и каждый день улучшать наши рабочие процессы так, чтобы они становились еще более совершенными, а, главное, комфортными для всех. Ведь важно не только заниматься любимым делом, но и получать радость от жизни.

Предлагаю продолжить дискуссию в комментариях. Поделитесь, как вы организовываете удаленную работу, с какими проблемами сталкиваетесь? Какими полезными советами можете поделиться?