Очень часто возникает вопрос: «зачем структурировать и оптимизировать процессы, если можно внедрить какую-нибудь «модную» CRM-систему и она все сделает за нас?» А действительно ли все так? Что может дать CRM-система Как показывает практика, если отбросить все менее значимые преимущества, то среди ключевых достоинств можно назвать - преднастроенные отраслевые бизнес-процессы и проверенную модель данных. Только подойдут ли стандартизированные бизнес-процессы для компании? Насколько существующие бизнес-процессы компании сопоставимы с процессами в отраслевом CRM-решении? А может процессы, используемые в компании лучше? Насколько корректна предлагаемая методология внедрения? Действительно ли можно будет эффективно использовать модель данных? Кто сможет это оценить? Значительно проще ответить на эти вопросы, если четко понимать - что собственно происходит в компании…
Как давно вы посещали библиотеку? Уверен, что не многие смогут сразу ответить на этот вопрос… Но все же у большей части населения нашей страны такой опыт есть и его вполне достаточно для понимания цепочки «формализация, оптимизация, автоматизация» на примере библиотеки...
Обычно в библиотеке все книги систематизированы, например, по тематикам, а рамках тематики – по алфавиту. В большинстве библиотек есть реестр (каталог) литературы, что позволяет не перерывать горы книг, а найти «координаты» нужной книги и получить её без особых трудностей и длительных поисков. Но представьте себе ситуацию, когда вы приходите в библиотеку за нужной книгой, а библиотекарь говорит вам, что книга есть, но он не знает, где именно. И дня того что бы её найти нужно пересмотреть все полки. Странная ситуация? По сути, систематизация книга в библиотеке (создание реестра) – это аналог формализации бизнес-процессов в компании. Теоретически можно обойтись и без него, но с ним значительно проще.
Ведь при систематизированном хранении книг и существующих четких регламентах даже если есть сомнения в его рациональности, всегда проще «доработать» существующую систему, чем пытаться все строить заново. Ведь наличие опыта и знаний поможет сделать такую оптимизацию более правильной. Так, например, логично разместить наиболее читаемые книги в доступных местах, а книги, которые ни разу «не покидали» полку спрятать «в закромах» до «лучших времен». Анализ использования поможет четко определить экземпляры, которые стоит дозаказать для того, чтобы не создавать длительную очередь из ожидающих читателей и т.д. О автоматизации процессов стоит говорить только после этого, ведь четко понятно, какие процессы будут более рутинными и где наибольший эффект может принести эта самая автоматизация.