Основа любого процесса обучения — это оценка. Нас оценивают в школе, оценивают в университете, оценивают даже в спортзале. В результате мы развиваемся: учимся читать, защищать курсовые и выдерживать пять подходов по пятнадцать на пресс.
Оценка персонала позволяет усиливать команду по тому же принципу. По результатам оценки HR-отдел либо выстраивает процесс обучения сотрудника, либо предлагает ему повышение. Своевременная оценка и обратная связь являются важным мотивирующим фактором для сотрудников. Так они понимают свои цели и прогресс по ним.
Каким бывает процесс оценки
Оценка может проходить в разных форматах: всё зависит от специфики конкретной компании. Каким-то коллективам больше подходят тестирования, каким-то — живые бизнес-игры. На графике ниже — некоторые популярные методы оценки персонала.
Каждый из этих методов может быть реализован в компаниях по-разному: на бумаге или в цифровом формате. Перевод процесса оценки в digital поможет решить несколько проблем.
Как понять, что процесс оценки требует цифровизации?
Посмотрите на список проблем ниже. Если хотя бы в одной из них вы узнаёте свою ситуацию, пора задуматься о переводе процесса оценки в цифровой формат.
- В каждом подразделении или вообще у каждого наставника свой подход к оценке подопечных.
- Невозможно найти историю оценки по сотруднику.
- Некоторым сотрудникам уже два года не проводилась оценка.
- Сложно разобраться, с кем уже были проведены встречи по итогам оценки, а с кем нет.
- HR и руководство не видят всей картины по проведенным оценкам.
- Сотрудники не понимают, как их будут оценивать, и не могут отследить свой прогресс.
Digital-трансформация процесса оценки происходит постепенно. В зависимости от масштаба и задач компании цифровая оценка персонала может проходить в разных форматах.
5 этапов digital-трансформации оценки персонала
Этап 1. Преимущественно бумажный процесс
HR проводит оценку сотрудников на бумаге. Максимальное присутствие цифры — опросы по электронной почте и последующая архивация результатов. Все процессы проходят вручную и точечно, они не структурированы. Даже представить страшно, сколько рабочего времени HR тратит на обработку бумажных анкет и тестов от сотрудников.
А всё потому, что компания совсем недавно внедрила оценку персонала и еще не перешла на электронные носители. Или же процесс оценки был внедрен ещё в те незапамятные времена, когда аналогов процедурам «на бумаге» не существовало.
Стоит ли говорить, что от бумажной оценки необходимо отказываться в пользу электронных процессов?
Этап 2. Таблицы как универсальный инструмент
Когда-то бог цифрового мира услышал молитвы HR-специалистов, погибающих в обработке анкет сотрудников, и создал Excel. Затем он услышал мольбы уже всего HR-отдела, одновременно работающего с одной и той же таблицей, и создал «облачные» таблицы.
Универсальный инструмент, способный закрыть практически любую задачу: всё зависит от навыков конкретного специалиста. И оценку тоже можно вести в таблицах, причём в рамках любого метода.
Казалось бы, что ещё нужно?
Таблицы хороши ровно до того момента, когда объемы становятся слишком большими. Если количество сотрудников превышает даже 100 человек, возиться с таблицами становится трудозатратно. Под каждого сотрудника нужна своя копия таблицы, все они должны храниться в одном месте. Сложно отслеживать и регулировать права на редактирование оценки между участниками. А если использовать скрипты для обновления таблиц, то всё может тормозить и неверно работать.
Так что решение в таблицах — неплохой способ внедрения оценки на первых порах, но для масштабирования процесса нужно более мощное решение.
Этап 3. Частичная автоматизация оценки
Когда хаос с таблицами достигает кульминации, самое время сделать первый шаг к автоматизации процесса оценки. Система проведения оценки персонала в базовой комплектации — это история ведения оценок с прикрепленными документами.
Теперь у всех наставников в такой системе есть возможность вести план оценки по своим подопечным, а затем подгружать туда результаты. Конечно, всех проблем такая система не решает, но она уже делает процесс прозрачным.
Руководители и HR видят, для кого была проведена оценка, наставники не забывают оценивать подопечных и всегда могут быстро найти прошлые результаты.
Подобная система может стать первым шагом к построению комплексного решения.
Этап 4. Полная автоматизация оценки
Если метод оценки не предполагает большого количества живого общения, его легко полностью автоматизировать. Что это даст?
Процессы оценки персонала связаны, упрощены и стандартизированы. Ручное вмешательство стремится к нулю: сотрудникам достаточно заполнить форму оценки или самооценки, а наставники, руководители и HR получают готовые данные, которые остается только проанализировать. Всё, что для этого нужно — предварительно настроить систему под используемый в компании метод оценки.
Практически любая методология оценки может быть автоматизирована. Даже методы, построенные на живом общении (например, бизнес-игры). Весь секрет — в точных настройках системы.
Этап 5. Цифровизация всего карьерного пути сотрудника
Автоматизация оценки, как мы в 
Convergent Media Group уже выяснили, дело благое. Автоматизированный процесс оценки сотрудников становится естественным, не требующим большой концентрации внимания ни от оцениваемого персонала, ни от руководства.
А если применить автоматизацию и к другим HR-процессам? Например:
- Автоматизация онбординга: единая библиотека полезных материалов для новичка, обучающий курс и сбор обратной связи;
- Обучение через онлайн-курсы и тесты;
- Сбор обратной связи;
- Управление кадровым резервом;
- Мотивационные программы и работа с вовлеченностью сотрудников.
В качестве digital-решения могут выступать веб-платформа, мобильное приложение или чат-бот в вашем корпоративном мессенджере. Выбор инструмента зависит от того, с каких устройств и через какие каналы вашим сотрудникам удобнее заходить в систему.
Опытный HR-специалист может найти решение для цифровизации процессов в своей компании и самостоятельно. Достаточно погрузиться в темы, изучить опыт коллег и представить идеи для внедрения начальству. Какие-то механики можно внедрить в работу компании даже своими силами: например, геймификацию.