Привыкание к новому коллективу приносит не меньше стресса, чем поиск работы. Получив официальный офер, сотрудник сталкивается с большим объёмом информации, который нужно усвоить и систематизировать. В головах новичков кружится множество вопросов об обязанностях, правилах, стандартах, а также взаимоотношениях с коллегами и руководителями. А ещё нужно разобраться с банальным: куда положить вещи и идти обедать, где находятся кабинеты директора и специалистов по кадрам, уместно ли покидать рабочее место для перекура. Основатель 
EventPlatform Олег Крючков считает, что сотрудник неэффективен, пока вся эта информация не устаканится в его сознании. Эксперт рассказал Sostav, почему нельзя пренебрегать адаптацией персонала и как можно помочь специалистам быстрее освоиться на новом месте работы.
Для чего вообще нужна адаптация?
Адаптация, согласно классическим подходам, помогает новичку быстрее привыкнуть к трудовым реалиям. Понять цели, задачи компании, ознакомиться с корпоративной культурой, атмосферой в коллективе, структурой бизнес-процессов, а также освоить приложения и сервисы. Она работает и как своеобразный фильтр: сможет ли маленький «пазл» стать частью большой корпоративной картины? Что нужно сделать, чтобы этот процесс был обречен на успех?
Для персонала быстрое привыкание означает удобство и симпатию к трудовой деятельности. Но почему это важно для работодателя? Ему быстрая интеграция сотрудника в деловую среду гарантирует снижение расходов. Ведь помимо трат на заработную плату, работодатель инвестирует в социальный пакет, обучение, оборудование рабочего места, сам процесс «хэдхантинга». И если приглашенный уволится через месяц-два после выхода, то финансовые потери становятся очевидными.
Кроме того, это влияет и на качество среды. Представьте, подразделение компании, в которое то и дело приходят новички. Им назначают наставника, или buddy, человека из этого же отдела, который помогает освоиться в первые недели. Первые два-три раза сотрудник искренне пытается помочь, тратит силы на подопечных. Но, не видя итога, позитивного результата, запускается синдром собаки-спасателя: «Если выживших под лавиной нет, собака впадает в стресс». Постоянная текучка в коллективе ухудшает психологический климат, ведь «старенькие» сотрудники тоже вынуждены привыкать.
Поэтому адаптация становится спасением для всех участников кадровых процессов. Для работодателя — сокращает расходы и ускоряет возврат инвестиций в персонал. Для коллектива — помогает безболезненно принять новичков и быстро интегрировать их в рабочую среду. Для HR-менеджеров снимает головную боль по бесконечному поиску кадров. Ну а для самого сотрудника уменьшает страхи и помогает выйти на результат, показав свой потенциал.
Офис против удаленки
Первые месяцы новичка тяжелы не только в офисе, но и на удаленке. Конечно, работа из дома или коворкинга более комфортна чем офисные будни, но вопросы о круге задач, уровне ответственности, KPI, корпоративной иерархии компании остаются. При отсутствии человеческого контакта решать их становится тяжелее. Для этого и нужен грамотный, правильно выстроенный процесс адаптации.
Что помогает сотруднику освоиться?
- Знакомство с офисом: «а где тут бухгалтерия», «а чтобы кофе попить, куда идти», «к кому идти за канцтоварами».
- Изучение корпоративных ценностей: чем дышит организация, есть ли у коллектива общие цели, праздники, как они проводят свободное время.
- Подключение к экосистеме компании: инструктаж ПО, предоставление доступов к информации и технике.
- Знакомство с бизнес-процессами. Неважно, что делает компания, шьет валенки или реализует услуги страхования, сотрудники должны знать, как создается продукт.
- Встречи с руководителями, коллегами, отдельными специалистами. Чем больше новых связей завязывается, тем проще понять, как функционирует система.
- Знакомство с обязанностями: выстраивание цепочки рабочих дел. Куда обратиться за помощью, какой ждут KPI, как оценивается результат.
Для удаленки адаптация проводится не менее тщательно. Она выстраивается на онлайн-платформах, кусочках корпоративного пространства в Сети. Сложность корпоративного мира онлайн зависит от изначальных задач. Это может быть детализированное пространство с 3D-героями, чей внешний вид зависит от уровня участника, проходящего адаптацию. Или удобное приложение с простым интерфейсом и заданиями для выполнения.
Адаптация, как квест на Deep Platform
Создавая платформу для решения HR-задач, мы обратили внимание на то, насколько проще реализовать обучение и адаптацию персонала в игровой форме. Геймификация в приложениях и на онлайн-платформах компании делает любую адаптацию легче как для новичка, так и для HR-специалиста.
Во-первых, доступ к корпоративной платформе или приложению удобен. Сотрудник заходит туда со своего смартфона, который сегодня стал вещью must have. Без него чувствуешь себя как без рук уже через несколько часов. Мы использовали эту примету времени, чтобы упростить взаимодействие с платформой.
Во-вторых, адаптация становится похожа на увлекательный квест. Человек заходит в личный кабинет, просматривает выполненные задания и получает игровые баллы. Все, как в онлайн-игре. Это дает эффект вовлеченности.
Приведу пример структуры приложения, которое помогло новичкам в ряде крупных компаний привыкнуть к новым условиям. Семь шагов для вливания в коллектив.
1. Стартовая страничка
Это лицо платформы, от неё зависит впечатление от продукта в целом. Чтобы человек чувствовал себя желанным членом команды, мы размещаем тут видеоприветствия от коллег. В зависимости от вакансии (каждая адаптация индивидуальна), добавляются видео директоров, сотрудников отдела кадров, бухгалтерии, закупкок. Например, приветствовать новенького в IT будут начальник отдела, системный аналитик, программисты, администраторы. В кратком видео они расскажут, чем занимаются, с какими проблемами к ним можно обращаться. Выглядит интересно, новичку приятно, полезно, он чувствует себя нужным. А коллеги не страдают от вопросов не по адресу.
2. Изучаем локации
В крупных корпорациях, занимающих несколько этажей бизнес-центров, не сложно потеряться. Выучить все закоулки офисных коридоров поможет квест: пройди по конференц-залам, кофе-румам, административным помещениям. Запомни, где находится склад с канцелярией, где стоит копировальная техника. Подойди к банкомату. Конечно, все эти точки связаны единой историей, а на каждом пункте нужно будет выполнить задания.
3. Встречаемся с коллегами
Модуль встреч позволяет новичку перезнакомиться со всеми отделами. Он работает, как умный календарь. Человек выбирает доступный временной слот, приглашая оппонента к участию в беседе. Если он согласен, то принимает запрос. Уведомление о встрече поступает инициатору и адресату. За полчаса до встречи срабатывает напоминание. А в списке встреч каждого новичка отражается их активность: HR-менеджер может отслеживать ход адаптации.
4. А что там по истории?
Сколько идеалистов, вдохновенно листающих историю компании, вы знаете? Мы мало, особенно среди новичков. Хотите, чтобы сотрудники знали матчасть? Сделайте её интересной. Допустим, через квиз. Например, при открытии вкладки сотрудник просматривает видео, где генеральный директор сообщает ему о срочном задании и вкратце рассказывает историю предприятия. После чего запускается игра, в которой набранные баллы стремительно исчезают с каждой пройденной секундой. Сохранить баллы и быстро пройти квиз или потратить время и удостовериться в правильных ответах — выбор остается за сотрудником.
А ещё можно провести шуточный квиз по корпоративной терминологии. Юмор облегчает понимание и запоминание.
5. Вливаемся в коллектив
На этом этапе идеально срабатывают корпоративные чаты. Общий чат, группы по интересам, индивидуальный обмен сообщениями — можно выбрать, где коммуницировать проще. Спорт, домашние питомцы, кулинарный клуб — подбор тем остается за пользователями. В крупных компаниях получается своя социальная сеть.
6. А фото покажешь?
В любом сообществе надо рано или поздно «подкидывать дровишек». В корпоративном пространстве можно проводить конкурсы. Самые красивые домашние питомцы, самые крутые увлечения или кулинарные шедевры. Информацию о себе каждый пользователь заполняет в личном кабинете. Интересно полазить в профайлах коллег, узнав, что суровый босс обожает маленького чихуахуа. Так новичок познакомится с «внутренней кухней».
7. Тренинг по продукту
Здесь можно проходить курсы и сдавать зачёты прямо в приложении. Итог адаптации и завершение испытательного срока привязывается к сдаче профессионального зачета. Для мотивации полезно начислять баллы за своевременное прохождение тренингов и тестов. Их можно потратить в корпоративном магазине подарков. Он тоже размещается в приложении. Ценные призы — отличный стимул для взятия профессиональных барьеров!
Подводя итог, стоит сказать, что сегодня набирает силу «рынок работодателя», а не «кандидата». То есть выбирает работодатель, он будет править балом весь этот год. Многие наши заказчики вообще отказались от найма новых сотрудников, делая выбор в пользу ротации кадров. Стресс от неё ничуть не меньше, чем от перемены места работы. Поэтому уместная адаптация помогает персоналу не выгореть от стресса, а работодателю сохранить производительность труда.