Команда маркетингового агентства 
A1 Team ускорила процесс подготовки творческого задания для участия в тендерах. Представители компании рассказали, как у них получилось создать креативы за короткий срок, сэкономив не только время, но и ресурсы.
Зачем это нужно?
После начала пандемии в 2020 году на рынке произошли изменения: офлайн-мероприятия не проводились, многие проекты встали на паузу, а бизнес принял выжидательную позицию. В 2021 году ситуация изменилась в лучшую сторону, но выяснилось, что клиенты маркетинговых агентств теперь не покупают услуги напрямую, а выходят на тендерные площадки и выбирают поставщиков исключительно там.
Команда агентства A1-Team столкнулась с необходимостью инвестировать больше ресурсов для привлечения новых клиентов, поскольку к тендерам нужно оперативно готовить много материалов. A1-Team пришлось ускорить работу, чтобы приспособиться к новым условиям и продолжать получать контракты.
В первую очередь, команда оптимизировала процессы. Например, если нужно подготовить тендерное предложение для клиента, с которым работали ранее, этот процесс идёт по одному шаблону и работает над ним прежняя команда. Если клиент новый, то шаблон процесса и состав команды меняется.
Для участия в тендере необходимо:
— соответствовать всем условиям формально и подтвердить это. Например, иметь нужное количество сотрудников в штате или опыт работы с определенными проектами;
— не иметь «блокирующих факторов». Клиент может запросить участие компании в определенном рейтинге, если агентство не участвует в нём — это «блок»;
— подготовить творческое задание: подобрать площадки, механики и креативы.
Перечисленные задачи выполняют сотрудники разных подразделений. Менеджер проекта решает, какие сторонние специалисты ему нужны. Для работы подключают бухгалтерию, которая помогает находить справки или договоры, а также креативную студию для подготовки творческой части проекта.
Как сократили время на создание креатива
A1-Team работает с 2016 года, поэтому к началу пандемии у агентства был накоплен опыт работы с разными проектами. Команда фиксировала задачи, поставленные клиентами, и результаты. После — собирала информацию в базы данных по проектам.
Что именно попадало в базы? Представим, A1-Team организует открытие новой точки розничной сети. Для того чтобы привлечь посетителей на мероприятие, агентство заказывает рекламу у блогеров. Когда проект завершен, команда обезличивала данные, удаляя упоминание конкретного клиента, фиксировала охваты в соцсетях, а также количество людей, которые увидели рекламу и пришли на ивент.
Этот механизм применялся ко всем проектам, которые проходили через агентство. В итоге удалось накопить большую базу работающих механик для той или иной отрасли, регулярно дополняя этот опыт результатами медиакампаний.
Когда накопилось достаточно данных, в агентстве поняли, что готовы делать выводы на основе предыдущих проектов. Благодаря этому команда понимает, какие механики точно сработают для любой, даже самой сложной задачи.
Для того чтобы понять, какие рекламные каналы помогут клиенту решить задачу, в агентстве обозначают критерии:
- цель кампании;
- нужный результат кампании (например, ивент);
- KPI кампании (скажем, охват в интернете 10 тыс. человек);
- каналы коммуникации, которые указал клиент.
Таким образом A1-Team готовило тендерный проект с практичным креативом и AI-визуалами для торгового центра.
Использовали бриф от клиента. Выдержки из брифа:
«Хотели увидеть ваши предложения по формату и механикам того, как можно реализовать идею и призвать наших гостей взглянуть на шопинг по-новому. <…> Очень хотим масштабную, атмосферную кампанию, которая будет достойным стартом для глобальных изменений и работы в совершенно новом направлении».
В итоге, на основе информации, которая собрана в прошлых проектах, поняли структуру новой кампании: в данном случае это стенды в торговых залах, мерч и брендинг, контейнеры для сбора вторсырья и инсталляции из него. В A1-Team уже делали кампании на похожую тематику, поэтому понимали, что такой метод сработает.
Благодаря опыту получилось сэкономить много времени при подготовке тендерного предложения, что позволило сразу переходить к разработке креатива.
Разработка креатива
Разработка креатива — это по определению творческий процесс. Но решать такие задачи гораздо легче, когда понятна структура кампании и ограничения. В данном случае в A1-Team быстро подобрали метафору для проекта и использовали слоган «Тайная жизнь вещей».
Далее нужно визуализировать идею, и тут на помощь тоже приходит оптимизация. Агентство использует AI, чтобы показать, какими будут креативы и как они выглядят в среде — на баннерах, в помещениях или где-то ещё.
Когда задачи выполнены, они вновь переходят к менеджеру, который управляет проектом. Он готовит единое предложение и отправляет его потенциальному клиенту.
Что в итоге?
A1-Team оптимизировало часть процессов, которые помогают агентству быстрее подавать заявки на участие в тендерах и эффективнее разрабатывать проекты для клиентов. Нельзя сказать, что агентство выигрывает в 100% случаев. Но у A1-Team есть процесс на случай «проигрыша».
Менеджер отслеживает, какое решение предложили конкуренты, если агентство не получило контракт, в котором:
- команда готовила креатив;
- бюджет был больше 1 млн.
Так получается копить базу дополнительных знаний и увеличивать винрейт тендеров.