Как модуль назначения встреч помогает эффективному нетворкингу: кейс EventPlatform

19 ноября в Hyatt Regency Moscow Petrovsky Park впервые прошёл MICE Excellence Forum. Под одной крышей собралось 400 участников, включая заказчиков, поставщиков и экспертов отрасли деловых и корпоративных мероприятий. Цель форума — дать возможность заинтересованным лицам встретиться друг с другом, найти новую аудиторию и в комфортной обстановке прийти к бизнес-соглашениям. В программе — широкое разнообразие контента: мастер-классы, круглые столы и, самое главное, B2B-воркшопы.

Технологии для MICE Excellence от EventPlatform

EventPlatform выступила как технический подрядчик события, взяв на себя онлайн-трансляцию мероприятия и организацию встреч участников B2B-воркшопов.

Цель 1: провести онлайн-версию события с использованием геймификации.

Цель 2: обеспечить технические возможности проведения переговоров и административную поддержку участникам в ходе назначения встреч.

В ивент-индустрии одним из самых важных моментов является «попадание» в специфику мероприятия. Мало внедрить платформу, задействовать её механизмы и отработать ивент. Основная задача заключается в осознании цели события и подборе нужных инструментов в соответствии с характеристикой аудитории.

MICE Excellence Forum, с одной стороны, стал профессиональным событием, где эксперты обсуждали тенденции развития отрасли, предлагали методы решения проблем и делились опытом. С другой стороны, это площадка офлайн-встречи ивенторов. Формат совмещал как деловой, так и развлекательный аспект.

Реализация проекта

1. Онлайн-версия

Платформа для мероприятия была кастомизирована в соответствии с пожеланиями заказчика. Онлайн-доступ на форум предоставлялся через сайт и приложение. Это было очень удобно для тех, кто не присутствовал в Hyatt Regency физически, — они могли отслеживать происходящее на ПК и ноутбуках. Также удобно это было и для реальных посетителей события, которые были заняты на воркшопах и боялись что-то пропустить, — они заходили через приложение на смартфонах.

Благодаря персонализации сервиса платформа встречала каждого гостя по имени. Кроме того, полный список участников с указанием имён, мест работы и города дислокации был доступен всем зарегистрированным посетителям MICE Excellence. Легко было связаться с конкретным гостем: в разделе информации была указана его электронная почта и телефон.

Структура платформы состояла из 11 полезных вкладок. В зале трансляций можно было посмотреть все выступления и мастер-классы. Программа мероприятия представляла собой адаптивное расписание, дополненное системой оповещения об изменениях и краткой информацией о каждом этапе.

«Фишки»:

• помимо яркой картинки и динамичной подачи информации, гостей вовлекали с помощью интерактивов (тематические смайлы в трансляции, опросы, викторины). Внимание к вкладке «Партнёры» привлекли с помощью интерактивного квиза.
• «расшевелить» участников помог конкурс на самый лучший рецепт коктейля в «Мегачате».

2. Система назначения встреч для B2B-воршопов

Каждый гость на платформе получал доступ в личный кабинет после регистрации. Но вкладка модуля назначения встреч открывалась лишь байерам (корпоративным заказчикам и агентствам) и поставщикам услуг. Такая сегментация была полностью оправдана — в результате в воркшопах участвовала лишь целевая аудитория. Каждый байер мог провести до 12 встреч, при этом можно было вести работу двум представителям за одним столом, что ещё больше расширяло возможности нетворкинга.

Гости, получившие доступ к модулю, находили друг друга в базе контактов и предлагали запланировать встречу. В системе работали фильтры, позволяющие создавать индивидуальные match-списки. Участники посылали запросы собеседникам, после чего их запрос принимался или отклонялся, в зависимости от желания визави. Подтверждённые варианты автоматически добавлялись в сетку расписания.

Если человек, которому пришёл запрос о встрече, отклонял его, он мог добавить комментарий о своей занятости и пригласить встретиться в другое время. Кроме того, участники управляли своими временными слотами и могли заблокировать их, если уходили на перерыв.

Каждый гость MICE Excellence Forum получил обширную информационную поддержку: пуш-уведомления о предстоящих активностях и изменениях в расписании, лента новостей, личные сообщения и контакт с техническими ассистентами. Всё для того, чтобы бизнес-сессии прошли успешно.

«Фишки»:

• сегментация аудитории, предоставление выборочного доступа к модулю встреч байерам и поставщикам;
• интерактивные match-списки — комфортное управление встречами для участников, опции блокировки слотов и просмотра сведений о собеседниках;
• информационная и техническая поддержка — уведомления об изменениях, пуш-уведомления о времени предстоящей встречи.

Результаты проекта

Сегодня внедрение новых технологий в форматы специальных мероприятий — стандартная практика для компаний, желающих удержаться в своей нише. Общая нестабильная ситуация в стране, постоянные изменения внешних и внутренних условий приводят к повышению конкуренции. Таким образом, тот, кто хочет выжить и заработать денег, должен балансировать между созданием удобной вовлекающей среды в ходе мероприятия и сохранением рентабельности деятельности.

Неважно, онлайн, офлайн или гибридное событие планируется, организатор должен оправдать ожидания аудитории, чтобы достичь своих целей. И здесь он вынужден отслеживать новые «фишки». Модуль встреч как один из инструментов платформы для мероприятий позволяет проводить крупные гибридные события, в рамках которых интегрируются разные форматы и технологии. В числе возможностей — работа с большой аудиторией.

На MICE Excellence Forum система назначения встреч удачно зарекомендовала себя на воркшопах. Она позволила заказчикам и поставщикам не только завязать новые знакомства, но и предметно обсудить возможные проекты.

Статистическая сводка:

• 436 участников;
• 29 спикеров;
• 805 бизнес-встреч;
• 923 запросов на сессии;
• 15 часов пребывания на форуме;
• 14 тыс. минут, проведённых в нетворкинге;
• рейтинг вовлечённости 9,93 из 10 баллов.