Сегодня многие работодатели столкнулись с необходимостью организовать дистанционную работу своих сотрудников. Некоторым компаниям требуется помощь в освоении цифровых инструментов, позволяющих на должном уровне поддерживать эффективность работы. Мы рады поделиться нашими рекомендациями с IT-администраторами, которые смогут помочь наладить все процессы.
Предоставьте команде доступ к инструментам для дистанционного сотрудничества
Видеоконференции, чаты, электронная почта и общий доступ к документам необходимы для того, чтобы сотрудники оставались на связи в режиме удаленной работы. Для того, чтобы избежать снижения эффективности работы, убедитесь, что у всех работников есть доступ к нужным приложениям. Стоит также проверить правильность настроек доступа к Wi-Fi, сети Ethernet и виртуальной частной сети (VPN) на управляемых организацией устройствах, а также убедиться, что на них установлены необходимые сертификаты.
Среди удобных сервисов для удалённой работы стоит упомянуть сервис Hangouts Meet — приложение, позволяющее всегда оставаться на связи. Недавно мы объявили о предоставлении организациям бесплатного доступа к расширенным функциям видеоконференций Hangouts Meet, которые используют G Suite или G Suite for Education. Таким образом мы помогаем поддерживать работу компаний и образовательных учреждений, которые перешли на дистанционный режим. Чтобы воспользоваться этой возможностью, администратору G Suite необходимо изменить настройки Hangouts Meet. Для этого на главной странице консоли администратора нужно выбрать «Приложения > G Suite > Google Hangouts > Meet». Затем вы перейдете на страницу, где можно включить функции прямой трансляции и записи видео. Убедитесь, что функция видеовызова включена. Подробнее об этом здесь.
Будьте готовы предоставлять широкомасштабную поддержку и делиться информацией со всей организацией
Мощным инструментом для распространения важной для сотрудников информации может стать внутренний сайт. После его создания вы сможете разместить там ответы на часто задаваемые вопросы, связанные, например, с инструкциями к продуктам или с рекомендациями по удаленной работе (как пользоваться общими дисками, совместно работать с документами в режиме реального времени, а также проводить видеовстречи).
Кроме того, на сайте можно разместить график работы службы поддержки, а также групповой чат, где IT-специалисты смогут ответить на вопросы пользователей, перешедших на дистанционный режим.
Документы, таблицы и презентации — тоже важные средства, которые помогают сотрудникам оставаться в курсе событий. В зависимости от того, сколько человек будет одновременно пользоваться файлом, вы можете выбрать необходимые настройки общего доступа.
Корпоративная политика должна отвечать нуждам сотрудников
Принимая во внимание нынешние обстоятельства, подумайте, как вы будете администрировать оборудование. Скорее всего, вам понадобится возможность дистанционного сопровождения и удаленной поддержки. Например, удаленное администрирование устройств Chrome поможет обеспечить непрерывную работу сотрудников, а также минимизировать риски для компании, связанные с потерей или кражей корпоративных устройств.
Политика компании может предполагать контекстно-зависимый доступ по уровням для разных групп пользователей. Например, доступ к почте Gmail вне корпоративной сети Wi-Fi предоставляется только некоторым пользователям корпоративных устройств. При переходе на дистанционный режим работы имеет смысл пересмотреть уровни доступа, чтобы сотрудники могли пользоваться необходимыми им инструментами, работая из дома. Команда IT-специалистов может ввести правила браузера, которые будут автоматически действовать вне зависимости от того, работают ли пользователи в корпоративной сети или вне ее. Прочитайте наши советы о том, как установить некоторые из этих правил.
Вероятно, стоит также пересмотреть правила организации, регулирующие предоставление сотрудникам компьютеров (если вы не допускаете использование домашних устройств для работы). Например, если кому-то потребовалось устройство, а в правилах вашей организации не предусмотрена их доставка домой к сотрудникам, то будет гораздо сложнее обеспечить рабочими компьютерами тех, кому они нужны.
Кроме того, имеет смысл пересмотреть правила в отношении использования корпоративных устройств для личных нужд. Например, может быть полезно предоставить тем сотрудникам, у которых есть дети, доступ к платформам для дистанционного школьного обучения. Продемонстрировав такой гибкий подход, вы окажете сотрудникам поддержку в сегодняшней непростой ситуации.
Следите за внедрением новых практик и делитесь успехами сотрудников
Недостаточно один раз всё настроить и забыть. Необходимо наблюдать, как новые практики применяются в разных командах или даже в регионах. Анализ этих активностей в сервисах поможет определить, каким командам нужен дополнительный инструктаж. Если же одни сотрудники используют сервис более эффективно, чем другие, мониторинг также продемонстрирует, какие особенности пользовательского поведения с этим связаны. В конченом итоге выявленные таким образом практики можно будет рекомендовать всей компании. Например, в консоли администратора вы можете найти инструмент оценки качества связи (Meet Quality Tool). С его помощью вы поможете пользователям, участвующим в видеовстречах, в режиме реального времени.
Обращайте внимание на успехи сотрудников. Создайте чат, общий документ или другую площадку, где ваши сотрудники могли бы делиться своими успехами в дистанционной работе и личными рекомендациями по эффективности, чтобы и другие смогли перенять их опыт.
Что дальше?
Надеемся, что это руководство поможет вам продумать нужды вашей организации и обеспечить работу сотрудников в дистанционном режиме. Мы и дальше будем делиться опытом, рекомендациями и ссылками на новые и обновленные измененные ресурсы. Пока вы можете найти более подробную информацию в нашем Справочном центре или прочитать статью Центра обучения с советами по дистанционной работе.