Даже самому талантливому сотруднику нужны вспомогательные инструменты — например, шаблоны задач в планировщике. Их использование ни в коем случае не снижает уровень профессионализма, ведь они берут на себя только рутинные процессы, освобождая мозг для более интересных и сложных задач. Основатель и генеральный директор агентства performance-маркетинга 
Digital Geeks Владимир Малюгин рассказал Sostav, как наладить эффективную работу с такими классифайдами как «Яндекс.Недвижимость», «Циан» и «Авито», используя метод трёх задач. Этот принцип подойдёт и при ведении контекстной рекламы.
Зачем нужна система управления
Многие компании недооценивают классифайды, воспринимая их лишь как один из инструментов в ряду медийной рекламы, контекста и таргета. Взаимодействие с ними чаще всего поручают аккаунт-менеджеру или медиабайеру. Эти специалисты просто размещают объявления, обновляют информацию и оплачивают продвижение в выдаче. Однако такой подход не позволяет использовать все возможности классифайдов. С годами эти площадки нарастили мощный функционал по управлению аукционом — зная все нюансы, можно заметно снизить стоимость итоговых сделок по продаже недвижимости. Например, если вовремя прослушивать звонки с сервиса и профессионально оспаривать их, есть шанс сэкономить внушительную сумму, ведь один звонок может стоить пару десятков тысяч рублей.
В performance-маркетинге много регулярных задач, их доля в общем объёме работы — от 50% до 90%. Есть только два способа их решать:
- Держать всё в голове, рискуя что-то забыть и перепутать. Это непрофессионально хотя бы потому, что часто приводит к ошибкам.
- Использовать заранее подготовленные шаблоны. Этот подход лежит в основе регулярного менеджмента. Звучит скучно и сложно, но на деле заметно упрощает работу.
Как действует метод трёх задач
За пять лет работы с классифайдами мы поняли, что большую часть задач команда выполняет регулярно: каждую неделю, каждый месяц или каждый квартал. Такие типовые задачи нерационально создавать вручную — это занимает много времени. Поэтому мы сформировали для них шаблоны, которые содержат подробные описания действий и результата, этапы работы и ссылки на инструкции. Эту систему мы назвали «принципом трёх задач».
При этом некоторые задачи слишком объёмные — например, расчёт медиаплана или подготовка отчёта. Их мы ставим отдельно. Но в статье речь идёт именно о типовых еженедельных, ежемесячных и ежеквартальных задачах, поэтому вернёмся к ним.
Чтобы упростить планирование, мы приняли за правило одновременно вести в таск-трекере — например, Asana — всего три таких задачи, по одной каждого типа. Сотрудник обязан создать их на старте проекта, используя готовые шаблоны. Мы сами их разработали и постоянно совершенствовали, выполняя новые проекты, пока не довели до субъективного идеала.
Каждая задача — это некий контейнер, хранящий более мелкие подзадачи. Большинство из них типовые (например, оспаривание звонков). Их не нужно создавать вручную — они уже есть в шаблоне. Однако в список можно добавлять и кастомные подзадачи, актуальные при работе с конкретным клиентом. Например, подготовку дополнительного отчёта.
После завершения одной из задач сотрудник сразу создаёт новую такую же. Это один из элементов подхода Digital Geeks, который упрощает жизнь и освобождает головы для свежих идей.
Чтобы стало понятнее, как это работает, вот примеры разных типов задач.
Еженедельные задачи
Они позволяют «держать руку на пульсе», чтобы не пропустить важного и не заплатить лишнего. А постоянный контроль показателей, в свою очередь, помогает совершенствовать результаты.
Обязательная еженедельная подзадача в работе с классифайдами — оспаривание звонков. Стоимость одного звонка с сайтов «Циан», «Авито» и «Яндекс.Недвижимость» может достигать пары десятков тысяч рублей, при этом не все они целевые. Чтобы избежать необоснованных трат, специалист должен регулярно прослушивать разговоры и оценивать их по критериям, заданным классифайдом. Если среди лидов будут нецелевые, он сможет оспорить их включение в счёт — и сэкономить деньги клиента.
Изучая звонки, сотрудник также фиксирует процент выполнения KPI. Если показатель низкий, специалист повышает ставки для поднятия приоритетных объявлений в выдаче классифайда.
Еще одна еженедельная подзадача для джуниора — сбор информации о расходах и отправка этих данных в проектный чат. Так аккаунт-менеджер всегда в курсе всех показателей и в любой момент может держать ответ перед клиентом.
Ежемесячные задачи
Важная ежемесячная подзадача при работе с классифайдами — актуализировать информацию о рекламных акциях: заменить неактуальное рекламное предложение новым.
Ещё одна подзадача команды — уточнить приоритеты застройщика, исходя из его планов продаж, и целевую стоимость звонка (CPL). Иногда звонков становится мало из-за событий на рынке — чтобы увеличить их количество, нужно поднять ставки на аукционе, а, значит, и повысить предельный CPL. Так же мы действуем, если необходимо нарастить число звонков, например, во время маркетинговой акции.
Ежеквартальные задачи
На старте проекта мы проводим аудит всех рекламных и информационных материалов на площадках, где размещены объявления. Затем это нужно делать раз в несколько месяцев. Ещё один пример ежеквартальной активности — посткампейн, или анализ эффективности работы с классифайдами. Мы делаем отчёт за квартал, встречаемся с клиентом и корректируем стратегию, если это необходимо. Чтобы не забыть об этих подзадачах, мы по умолчанию включили их в типовую ежеквартальную задачу.
К таким периодическим проверкам мы добавили специальный формат поддержания актуальной информации на площадках: сверку информационного присутствия. Раз в квартал специалист сравнивает информацию, размещённую на всех площадках, с актуальными данными от застройщика. Это могут быть акции, рендеры, описания домов и инфраструктуры.
Такая рутинная работа занимает много времени, поэтому мы написали скрипт, который еженедельно делает её за человека. Пока он не идеален, и периодически сотрудник вынужден проверять его и корректировать данные. Но всё же автоматизация заметно помогает. Сейчас мы улучшаем скрипт, чтобы полностью передать сверку информационного присутствия роботу.
Важная ежеквартальная подзадача — получение у застройщика информации о качестве лидов и динамике продаж. Это помогает нам оценить конвертацию заявок в сделки, а значит и эффективность команды по работе с классифайдами.
Если у клиента есть система сквозной аналитики, можно сверять координаты чаще. Если же её нет, то нам остаётся делать постклик-анализ раз в квартал, так как цикл покупки в сфере недвижимости может составлять несколько месяцев, и отдел продаж просто не может чаще предоставить информацию о сделках в достаточном для анализа объёме.
Принцип трёх задач ускоряет не только работу над проектом, но и адаптацию новых сотрудников. Шаблоны содержат ссылки на инструкции в Notion, где сказано, что нужно сделать, кому, когда и зачем. Поэтому что-то перепутать почти невозможно.
Чтобы рутины стало ещё меньше, мы планируем автоматизировать процесс постановки задач. В Asana это сделать нельзя, поэтому будем использовать сервис Make (бывший Integromat). После автоматизации создавать новые задачи будет не человек, а робот, которому не жаль тратить время на однообразные действия.
Принцип трёх задач — лишь один из элементов нашего подхода. Его главная цель — встроить команду в проверенный «рабочий код». Так сотрудники будут делать только то, что нужно, чтобы клиент получил ожидаемый результат.
Ирина Игонина, аккаунт-менеджер Digital Geeks:
Главная боль аккаунт-менеджера — это многозадачность. Он должен грамотно управлять командой и внутренними процессами, проводить встречи с клиентом и делать максимум, принимая на себя его проблемы. От качества и скорости работы этого сотрудника зависит успех проекта.
Раньше аккаунт-менеджер должен был вспоминать, какие задачи поставить, например, при запуске рекламной кампании или подготовке документов. При этом многие действия повторяются.
Чтобы упростить работу и избавить менеджера от рутины, мы создали шаблоны в Asana. Теперь он нажимает буквально две кнопки — и ставит целый ряд задач с более мелкими подзадачами, где прописаны все ответственные и автоматически проставлены дедлайны. Это предотвращает ошибки. Используя шаблоны, ты никогда не пропустишь встречу с клиентом и не забудешь направить ему отчёт.