Презентация — настолько универсальный инструмент, что нет ни одного специалиста, которому хоть раз не потребовались бы слайды с текстами и иллюстрациями. С помощью презентаций рассказывают о себе, продают услуги, делятся опытом и решают другие задачи. В этом гайде команда Finik Design Lab (входит в Лигу Цифровой Экономики) поделилась с Sostav рекомендациями по созданию презентаций, которые будут полезны всем независимо от сферы.
Подход к презентациям
Работа с презентациями в агентстве всегда проходит в три этапа:
- подготовка контента;
- визуализация;
- подача.
Независимо от того, сколько времени есть на подготовку, нужно последовательно пройти три этапа. Практика агентства подтверждает, что это самый правильный вариант: если начать визуализацию одновременно с созданием контента, можно проделать много лишней работы. Например, может оказаться, что половина тщательно подготовленных графиков не потребуется или красивая инфографика основана на неточных данных. Исключение из этого правила — точно известно, что иллюстрация будет в финальной версии презентации.
Подготовка контента
Создание презентации начинается с ответов на два вопроса:
- Кто наша целевая аудитория?
- Какую задачу решает эта презентация?
Без четкого понимания аудитории и задач нет смысла двигаться дальше — презентация получится бессмысленной. Все содержание подчиняется интересам целевой аудитории. К примеру, в презентации для клиентов лучше сосредоточиться на компетенциях и кейсах, а для будущих сотрудников — на преимуществах работы в компании и организационных вопросах. Нет смысла смешивать разные целевые группы в одной презентации.
Более того, презентацию лучше готовить не для «всех клиентов», а затачивать под конкретного. Здесь уместна аналогия с откликом на вакансию: можно рассылать одинаковое резюме во все компании или писать отдельное сопроводительное письмо для каждой вакансии. Первый вариант проще, однако получить работу с большей вероятностью поможет второй.
Когда определились с аудиторией, нужно сформулировать задачу презентации. Здесь нередко возникает соблазн начать со слов «Рассказать…» или «Показать… — и это опасный путь. Сами по себе эти слова не табу, но надо понимать, что ни рассказ, ни показ не должны быть целью. Это методы, которые помогают достичь цель. Итоговая формулировка всегда длиннее, так как полноценно описывает, к чему мы стремимся.
Итак, аудитория и задачи ясны. Самое время приступать к подготовке информации: текстов, графиков, фотографий. Все найденное собираем в один документ: лучше сразу в презентацию, а не в текстовый файл. Это поможет быстрее продумать структуру и сэкономит время.
На этом этапе не следите за дизайном: пусть шрифты не соответствуют фирменному стилю, картинки будут неровными, а тексты неотполированными — здесь важно собрать всю фактуру и выстроить ее в правильном порядке.
Не забывайте о цели: фильтруйте информацию на соответствие задаче. Помогает достичь целей? Добавляйте. Отвлекает? Безжалостно убирайте.
Формат и содержание зависят от того, будут презентацию читать или смотреть.
Когда вся фактура готова, проведите фактчекинг, то есть проверьте достоверность информации. Особенное внимание уделите числам, датам, именам.
Затем начинаем собирать презентацию. Над текстом и дизайном фактически работаем одновременно — дизайнер и редактор обсуждают, как будет выглядеть и что сообщать каждый слайд. Если редактировать тексты в готовом дизайне, верстка обязательно съедет — придется исправлять ее, то есть делать двойную работу.
Если не продумать содержание заранее, в дизайне возникнут ошибки — где-то не хватит места для важной информации, где-то появится лишнее. В презентациях форма должна следовать за содержанием, а не наоборот. В конце этого этапа у вас на руках есть полное содержание презентации — самое время приступать к оформлению.
Визуализация
Хорошая визуализация в презентациях помогает усилить эффект от содержания и привлечь внимание аудитории. При визуализации важно стилистическое единство: одна цветовая палитра, гармоничный набор шрифтов и декоративных элементов. Точкой опоры для визуализации может стать фирменный стиль компании: стандарты и готовые решения подскажут направление действий.
Если фирменного стиля нет, выбирайте цветовую палитру с помощью инструментов, например, Get color или Tilda Colors. Можно использовать шаблоны программы, в которой создается презентация — однако мы избегаем этого варианта. Такие презентации выглядят вторично и производят слабое впечатление, потому что читатели видели их много раз.
Цветовую палитру подбирайте с учетом особенностей демонстрации. Например, если презентацию будут показывать на проекторе, фон для слайдов лучше сделать темным — белый будет слепить спикера и аудиторию. Презентации для самостоятельно просмотра, напротив, лучше делать на белом фоне, так их удобнее читать. Яркие цвета отвлекают от содержания, поэтому предпочтение стоит отдавать сдержанным и нейтральным оттенкам. Если все же хочется добавить цвета, не стоит прибегать к кричащим оттенкам: можно заменить на более пастельную производную от фирменных цветов.
Важно проследить за качеством фотографий в презентации. Размытые фото с плохой композицией испортят впечатление, даже если все остальные слайды будут в полном порядке. Необходимый минимум в большинстве случаев — 800×600 пикселей. Однако использовать фото в очень высоком разрешении тоже не стоит — презентация получится «тяжелой», могут возникнуть трудности с отправкой по почте или с просмотром на телефоне.
Особое внимание уделяйте заголовкам слайдов: они должны быть информативными и броскими. Существует две разновидности заголовков:
- Назывные. Обозначают, о чем говорится на слайде без конкретных фактов. Например, «Финансовые итоги 2022 года».
- Транзитивные. Сообщают главную мысль слайда. Например, «В 2022 году компания увеличила выручку на 20%, а прибыль — на 40%».
Оба типа заголовков уместны и полезны в разных ситуациях. Например, назывной мотивирует аудиторию слушать спикера внимательнее, а транзитивный — акцентирует внимание на основной мысли и поможет не забыть ее.
В бизнес-презентации невозможно обойтись без числовых данных. Для них используем графики, диаграммы и таблицы — они помогут сделать повествование убедительным, а также помогут слушателям быстрее запомнить самое важное.
Выбор типа диаграммы или графика зависит от того, какую информацию нужно передать. Например, разницу между значениями хорошо продемонстрирует столбчатая диаграмма, а динамику изменения параметра во времени — линейный график.
Для графиков лучше делать информативные заголовки, которые сами по себе доносят главную мысль.
Графики для презентаций должны быть максимально информативными и простыми для восприятия: удаляем всю лишнюю информацию, важное выделяем цветом и шрифтом, добавляем подписи.
Элементы для схем, графиков и оформления в целом необязательно рисовать самостоятельно. Можно использовать готовые решения, например, Magic Diagram, Data Viz или аналоги. Главное, применять их дозированно и адаптировать под свои цели, например, менять количество элементов.
Шаблоны экономят время, однако при создании презентаций мы используем их с осторожностью, адаптируем к конкретной задаче и в итоге находим индивидуальные решения.
Если в презентации много данных, целесообразно разнообразить форматы визуализации. Например, добавить видео или анимацию. Однако в использовании этих инструментов множество нюансов:
- анимация полезна, если нужно показать процесс или разницу между «до» и «после». Например, анимировать график роста прибыли и отдельными кадрами показать каждый год;
- анимация при переключении слайдов притягивает взгляд к экрану. Однако она не должна быть затянутой и излишне динамичной — выпрыгивающие слайды раздражают зрителей;
- видео подходит для демонстрации продуктов, сценариев их использования и отзывов;
- видеоролик лучше добавлять на слайд, чтобы при демонстрации не сворачивать презентацию;
- оптимальная продолжительность ролика — до двух минут;
- адаптируйте видео, к примеру, удалите ненужные фрагменты. Оно должно органично вписаться в повествование и иллюстрировать основные мысли презентации.
В конце этого этапа у вас на руках готовая презентация с продуманным содержанием и грамотной визуализацией. Однако работа не заканчивается — теперь нужно продумать правильную подачу.
Подача
Читатель получает презентацию по почте или в мессенджере. Худшее, что можно сделать в таком случае — отправить файл без комментариев. Во-первых, это невежливо. Во-вторых, неэффективно и не способствует продолжению диалога. Лучше описать, что это за презентация, зачем вы ее отправляете, на что обратить внимание и какой ответ вы ждете. Например, так: «Иван, привет! Отправляю презентацию для новых сотрудников. В ней ты найдешь советы, которые помогут быстрее приступить к работе. Обрати внимание, что на 7-м слайде есть контакты службы поддержки — если возникнут проблемы с настройкой ноутбука, сразу пиши туда. На 8-м слайде есть QR-код — отсканируй его, чтобы подключиться к нашему чат-боту. Если будут вопросы, пиши мне».
Если читатель знакомится с презентацией самостоятельно, следует продумать удобную навигацию:
Сделать слайд с содержанием. Переходить сразу к делу в таком случае — ошибка. Хорошим тоном будет дать читателю возможность ознакомиться со всем содержанием сразу и выбрать интересное для себя. Например, на втором слайде можно разместить список разделов со ссылками.
Поставить ссылки на слайд с содержанием внутри презентации. Это позволит читателю быстро переключаться между разделами, а не перелистывать слайды.
Продумать дополнительные сценарии. Предположите, какие ссылки могут быть полезны читателю при работе с презентацией.
Если спикер представляет презентацию слушателям, то в этой ситуации рекомендаций гораздо больше, а на успех влияет множество факторов — и окружающая обстановка, и состав аудитории, и даже внешний вид.
Не зачитывайте текст со слайдов. Такой подход к презентации утомляет слушателей и делает выступление очень формальным.
Следите за реакцией слушателей. И корректируйте выступление в соответствии с ней: если аудитория заскучала, не стоит это игнорировать — можно задать слушателям вопрос или пошутить, чтобы вернуть себе внимание.
Уделите время ответам на вопросы. Не стоит спешить покинуть сцену как можно быстрее, следует пообщаться со слушателями и понять, какое впечатление оставило выступление.
Именно подача определяет, запомнят ли слушатели презентацию или забудут о ней одновременно с закрытием последнего слайда. Чтобы добиться эффективности, нужно учесть формат: презентации для самостоятельного чтения отличаются от тех, что демонстрирует спикер.