Конечно, мы желаем нашим читателям, среди которых немало event-предпринимателей, никогда не экономить на мероприятиях, но иной раз даже самым успешным рынка сего приходится считаться с суровыми российскими реалиями в условиях какого-нибудь очередного кризиса.
Генеральный директор 
АДА-Симпозиум Дмитрий Рогулёв поделился очевидными и не очень рекомендациями на предмет того, как сэкономить на организации масштабных конференций.
1. Раннее бронирование
Звучит банально, но почему вы этим не пользуетесь? Чем раньше начинается организация мероприятия, тем больше выбор всего (площадок, выступающих звезд, транспорта, вариантов кейтеринга и так далее) и ниже цены. Экономия при раннем бронировании достигает 50%. К сожалению, в России это плохо работает — мы сиюминутно тратим бюджет. А в Европе это частая практика, там мероприятия готовят за два года.
2. Площадки в аэропорту (отели при аэропортах)
Сейчас строятся отличные отели с громкими именами, на которые можно попасть прямо из аэропорта (а это экономия на транспорте, так как осуществляются бесплатные трансферы из отеля или проход прямо из аэропорта). Площадки это большие (например, вместительность «Шератон Шереметьево» — 600 человек), а вечером на аэроэкспрессе гости могут быстро и дешево добраться до центра и получить полный набор развлечений, культпрограмму.
У некоторых таких отелей — своя прилегающая территория, что позволяет устроить не только конференцию, но и командообразующие мероприятия. Таким образом, это экономия на логистике и на стоимости «не в центре города».
3. Торг!
Да, надо уметь вести переговоры и торговаться. Многие клиенты запрашивают одну и ту же площадку у разных агентств — и неизбежно на этом теряют в цене. Потому что площадка в такой ситуации всем дает одну и ту же цену и условия, и при этом (если спрос большой) не идет на уступки, поскольку понимает, что мероприятие будет на ней проведено в любом случае.
Даже если вы знаете, куда хотите попасть, рассматривайте (или делайте вид) несколько вариантов — это будет аргументом при торге. Экономия будет не только в деньгах, но и в сопутствующих услугах (например, можно получить бесплатно экспресс-чекин в отеле).
4. Перемена мест (точнее, ее отсутствие)
Конференция обычно проходит в два этапа: бизнес-часть и гала-часть (ужин или вечеринка). Если проводить их на одной площадке, вы сэкономите на оборудовании (один монтаж-демонтаж, один день аренды оборудования, а не два, если застраивать техникой две площадки).
Эффектно преобразить площадку для вечернего мероприятия при этом несложно (иногда это дает даже больший wow-эффект — утром тут конференцию читали, а вечером зал не узнать и гости в приятном шоке).
5. Предзаказ
Разумное определение планов мероприятия, потребностей участников — что из имеющихся опций выберут люди в свободное время (к примеру, чтобы не все 700 человек рванули в один бассейн одновременно, или если даже все, то чтобы организаторы были в курсе и подготовились заранее).
Или, например, если есть опция экскурсии — чтобы желающие поехать заранее зарегистрировались онлайн (тогда будет проще просчитать количество людей и необходимое количество транспорта/экскурсоводов). Для сбора информации есть большое количество интернет-ресурсов (от гугл-форм до сюрвей-манки).
Экономия будет на том, что вы не оплатите лишние услуги (те, что остались невостребованными) и не попадете в ситуацию, когда оплаченные услуги недоступны (в бассейн пришли 500 человек, а умещаются в него 50).