Генеральный директор 
Yasno. branding agency Любовь Павлова рассказала, как изменилась работа с документами, взаимодействие внутри команды и с клиентами в новых для большинства игроков рынка условиях удаленной работы.
На удаленном режиме работы мы уже третью неделю — перешли самостоятельно, когда ситуация с вирусом в стране только начинала усугубляться. Хотели оградить сотрудников от частого передвижения в общественном транспорте, к тому же, у многих дома дети, дедушки, бабушки, как у всех. Некоторые дизайнеры до последнего не хотели расставаться с офисом и продолжали приезжать работать туда, но большинство оставались дома.
Что было сделано для перехода на удаленный рабочий режим, с какими сложностями столкнулись, как с этим справились
Мы были готовы к удаленной работе, так как планировали, начиная с этого лета, предоставлять сотрудникам возможность один-два дня в неделю работать удаленно. Но мы не рассчитывали на длительную удаленную работу и еще не успели купить дизайнерам большие мониторы для работы дома, поэтому многие вынуждены работать на ноутбуках, а кому было удобно — забрали рабочие iMac.
Поэтому особых проблем не возникло: техническая часть была на завершающем этапе, домашние ноутбуки и компьютеры были подключены к серверу с офисными файлами и оснащены необходимыми программами.
Основная сложность, которая потенциально могла возникнуть, — это график работы, все-таки мы работаем в такой сфере, где работа командная. Но и здесь опасаться не стоило: мы давно «в графике», ежедневно и даже ежечасно сотрудники получают обновления задач в своем тайм-плане на день. Каждое утро проводим плановые совещания в Skype, обсуждаем задачи на день, все задают свои вопросы, а вечером снова собираемся, чтобы обсудить итоги рабочего дня и выполненные работы. Также в течения дня проходят регулярные звонки в Skype по текущим вопросам.
Из затруднительных моментов отмечу, что все школьники и родственники сотрудников перешли на удаленку, и не у всех есть дома столько необходимого оборудования для работы/учебы одновременно, к тому же интернет стал работать слабее. Но, насколько мне известно, провайдеры стараются в ускоренном режиме исправлять эту проблему.
Как адаптировались под работу из дома и как изменился ход работы
Помимо утренних и вечерних онлайн-конференций у нас добавились группы в Skype под каждый проект и, как при работе в офисе, создаются чаты в мессендежерах и обновляется тайм-план.
За эту неделю у нас уже был успешный опыт онлайн-защиты дизайнерских концепций, ничего страшного в этом нет, прошло без неожиданностей.
Мы относим себя к тем, у кого ход работы не изменился. Все рабочие процессы идут ровно так же, как и в офисе, только на брифинг мы собираемся не в уютной переговорной, а в онлайне. На день мы не ставим больше задач, чем было обычно в тайм-плане. Но так как мы люди творческие и сейчас не нужно спешить на транспорт/ домой/по делам, заметила, что многие сотрудники погружаются в процесс и работают вечером до тех пор, пока не воплотят свои креативные задумки.
Полагаю, секрет нашей стабильной работы на удаленке без явных изменений в том, что у нас небольшой и дружный коллектив. Сотрудники в компании работают давно и хорошо друг друга знают, срабатывает взаимоответственность.
Наши вечерние совещания становятся все длиннее: после итогов дня по задачам мы обсуждаем, что произошло за день у каждого и до последнего не хотим расставаться.
Работа с клиентами
Пока в общении с клиентами изменений не было, кроме онлайн-защиты концепций. Наши аккаунт-менеджеры всегда были с ними на связи по почте, в WhatsApp и во всех существующих мессенджерах — это так и осталось. Мы все вопросы фиксируем в письменном виде.
С формальной стороны в условиях самоизоляции можно столкнуться с тем, что некоторые крупные корпорации не готовы принимать, как и раньше, сканы подписанных документов, им нужны оригиналы. В этом случае мы сейчас отправляем нашего курьера на такси. Такие моменты возникают с теми, кто не перешел на электронный документооборот, и им нужны живые документы лично. Но таких компаний осталось не очень много.
В целом в ритме работы ничего не изменилось, единственное, очень скучаем друг по другу и офису — это основная сложность.