Если вы хоть раз делали мероприятие с привлечением ивент-агентства, вам известна простая формула успеха: только полное взаимопонимание и открытые партнерские отношения между организаторами с обеих сторон ведут к отличному результату.
Безусловно, роль ивент-агентства состоит в том, чтобы полностью проникнуться культурой клиента и выявить его декларируемые и скрытые ожидания. Но и клиенту стоит иногда «пройтись в мокасинах» агентства, чтобы избавиться от некоторых стереотипов и заблуждений о работе партнера. Мы в 
АДА-Симпозиум разобрали самые распространенные, так как избавившись от них, вы сделаете свои будущие мероприятия ярче и лучше.
1) Агентство может работать за 0%
Клиент считает, что если на рынке что-то продается за 100 рублей, то от агентства он должен услышать цену в 100 рублей, а лучше меньше — ведь зачем нужно агентство, если не для получения лучшей цены?
На самом же деле работа ивент-агентства заключается не только и не столько в поиске поставщика, сколько в управлении поставщиком на мероприятии, приведении его услуг в соответствие с общей концепцией и ожиданиями клиента. Ивент-агентство не является посредником в поиске готовых вариантов по детальному ТЗ, не занимается сведением поставщика услуг/продуктов в области ивента с конечным покупателем. Ивент-агентство создает уникальный продукт, которого еще не было и специализации на который не существовало до начала работы. Работа по созданию такого продукта не может стоить дешевле услуг турагентства, продающего пакетные туры, сформированные операторами.
Я не раз встречал тендеры, в которых выигрывали предложения с агентской комиссией ниже 5%. И я еще не видел клиентов, которые спросили бы агентство, как ему удается выживать с такими заработками.
Кейс
Предлагаем клиенту на мероприятие live-трансляцию. Наш проверенный огнем, водой и медными трубами техподрядчик озвучивает стоимость, допустим, 100 000 рублей. Плюс наша комиссия, допустим, = 110 000 руб. Сообщаем клиенту. А клиент вбивает в поисковик «live-трансляция», звонит первому попавшемуся поставщику и слышит цену 80 000. Приходит к нам и безапелляционно заявляет: работаем с этими ребятами, у них предложение лучше.
Экономия, действительно, есть. Но есть и риски, ведь мы не знаем, что это за люди, что у них с техникой, с ответственностью, с соблюдением сроков. Возможно, они реально классные ребята, мы готовы проверить новый продакшн на мероприятии клиента, но вот готов ли клиент на эксперименты с трансляцией выступления его топов? Соизмерим ли риск live-трансляции быть сорванной с экономией в пару десятков тысяч рублей?
2) Мы всегда найдем хорошее ивент-агентство, какие бы условия работы ни выставили
Часто встречается уверенность клиентов в том, что очередь желающих поработать с ними не иссякнет, какие бы новые условия они ни изобрели. Иллюзия состоит в том, что в этой очереди будут постоянно встречаться настоящие специалисты и профессионалы. С большей долей вероятности там окажутся новички на рынке. У них немного опыта, за новые кейсы они, действительно, готовы драться, а насколько они хороши — можно узнать, только отработав с ними проект. Опытные агентства хотят работать с клиентами, которые адекватно и вовремя платят и относятся к тебе, как к партнеру и профессионалу. Всемирно известная вывеска и массовые бренды в списке наших пожеланий только на третьей строке.
Кейс
Какое-то время назад мы отказались от участия в тендере, который предусматривал оплату услуг поставщика через 120 дней в один из двух платежных дней в месяц. Клиент — один из лидеров FMCG — не скрывал, что и эти сроки могут увеличиться из-за того, что на последних этапах согласования документы могут вернуть на новый круг. Оплата через полгода — это долго даже для очень известного бренда.
3) Ночь — лучшее время для креатива, выходные — для слабаков. Агентства работают 24/7
Конечно, в агентствах работают увлеченные люди с горящими глазами, но и у них есть семьи, дети, друзья и увлечения. У них бывают выходные и праздничные дни, и даже случаются больничные. В такие моменты им трудно сосредоточиться и мгновенно выдать решение, достойное вашего проекта. Вопреки расхожему мнению, они не всегда рады новой задаче. Особенно если она прилетела в пятницу вечером с дедлайном на утро понедельника. Подготовка предложений, доработка презентаций, корректировка смет должны все-таки укладываться в рамки рабочих часов. Если вам нужен качественный результат, не заставляйте людей работать по ночам и в выходные без веской причины. Креативщики и продюсеры, выспавшиеся и отдохнувшие на выходных, принесут вам больше интересных идей.
4) Кто угодно может предложить классную идею! (Поэтому позовем в тендер всех желающих и посмотрим, кто лучше/дешевле)
Идею в принципе может придумать кто угодно. Но для качественного «попадания» в задачу и в специфику клиента нужно провести серьезную подготовительную работу. Чтобы получить хорошее предложение, нужно качественно и лично пробрифовать агентство. Но если агентств приглашено слишком много, поработать с каждым из них качественно нереально.
Поэтому, когда вы зовете в тендер «кого угодно», вы получаете и идеи «какие угодно». Если хоть одна попадает в цель — это просто случайность и в процессе реализации наверняка вылезет много удивительного.
Сейчас среди клиентов популярны открытые брифинги по предстоящему мероприятию. Это когда 10−20−30 агентств собирают вместе и озвучивают им всем задачу. В таком формате никто не станет задавать ни острые, ни тонкие вопросы, чтобы не светиться перед конкурентами. В результате важную для себя информацию ивент-агентству приходится собирать по частям и из третьих рук, а это здорово влияет на вырабатываемое предложение. Экономия времени на брифинге в таком случае почти полностью сводит на нет эффективность этого этапа работы над проектом. Поэтому мы всегда просим наших клиентов о личном и индивидуальном брифинге и считаем такой формат единственно верным.
5) Я бы и сам все это отлично сделал. Но времени нет
Вы прекрасно разбираетесь в философии своей компании, отлично знаете свою аудиторию, помните историю многих прошедших событий и у вас полно идей, как сделать следующее мероприятие. Заказать площадку, кейтеринг и шоу барабанщиков может даже начинающий ассистент. Зачем вообще нужны все эти продюсеры, режиссеры и техдиры?
А нужны они для того, чтобы применить свой опыт, заработанный годами ошибок и успехов на прошедших мероприятиях. Чтобы предупредить вас о возможных рисках заранее. Чтобы подумать о том, что вам даже не придет в голову. Чтобы поделиться с вами самыми свежими технологиями в области ивента. Чтобы сделать ваше мероприятие незабываемым.
6) Мы обязательно заплатим, какая разница — завтра или через неделю? Мероприятие-то уже прошло
Финансовая дисциплина на стороне клиента — большая редкость в наши дни. У агентства нет привилегии сказать клиенту: «Ваш договор находится на согласовании у юристов, а они в отпуске, поэтому мы не сможем провести ваше мероприятие в эту пятницу». Агентство не может задержать мероприятие ни на день, ни на час. А вот оплату можем получить с задержкой и на недели, и на месяцы. Агентство же не пойдет в суд и не будет требовать компенсацию за задержку оплаты. Ему же нужна работа. Но ведь кроме юридической стороны есть и моральная — свободное отношение к собственным обязательствам не идет на пользу даже самым могучим брендам.
7) Агентство может все что угодно и в любой момент
Как часто я слышу: «Вы же агентство, сделайте с этим что-нибудь». Действительно, мы можем помочь клиентам по многим вопросам, у нас есть для этого креативные технологии и немного волшебства. Но даже для произнесения магических заклинаний нужно немного времени. А если его нет, не поможет даже чудо.
Кейс
Около полудня клиент звонит и просит:
— Коллеги, как вы помните, сегодня к вечернему мероприятию приезжает руководство. Мы тут подумали — вы сможете оформить их машину в стиле «Трансформеров»? Задекорировать в «Оптимуса Прайма»?
— Сегодня вечером? — уточняем мы, немного напрягаясь.
— Ну да, прямо к нашему с вами мероприятию.
— Хм, давайте попробуем. Какая будет машина?
— Да мы пока не знаем. Ближе к вечеру станет ясно.
…Через пару часов клиент передумал.