В 2017 году команда единомышленников запустила новое агентство — 
Hate Agency . Тогда в компании не задумывались об HR-процессах, она была небольшой, управлять внутренними процессами было довольно просто. Но с каждым годом штат рос, структура агентства усложнялась, и в какой-то момент трудоустроены были 100 человек, за год было нанято 45% новых сотрудников, проведена реструктуризация отделов, а вся команда работала в гибридном формате.
Агентству важно было структурировать все должности, разработать удобный и простой онбординг, а главное — обеспечить простую коммуникацию между удалённой и офисной командой, новичками и «старенькими» сотрудниками, создав единое инфополе для всех. Одной из идей было создание чат-бота для структуризации и автоматизации внутренних процессов.
Требования к чат-боту были довольно простыми, он должен был помочь команде ориентироваться в структуре агентства, а бэк-офису (HR-отделу, финансам, бухгалтерии) и руководителям подразделений — автоматизировать регулярные процессы.
HR BP Hate Маргарита Волынская:
Когда мы шесть лет назад только начинали работу, то у нас была небольшая команда, все сидели в одном офисе, общались друг с другом каждый день, а значит, и проблем в организационных вопросах не возникало. Но с приходом гибридного формата работы, ростом штата, постоянной реструктуризацией и усложнением структуры ориентироваться во всем стало сложно. Мы хотели упростить найм, онбординг, приём заявлений на повышение, отпуска, переводы в разные отделы и другие рутинные задачи.
Как это работает
Найм, грейдинг и отпуска
В начале года руководители отделов формируют план по включению в работу сотрудников на разные позиции с указанием зарплатной вилки, который далее будет согласовываться с руководством, и после этого подают в HR-отдел.
Таким же образом реализуется план повышений в должностях и зарплатах: хэд отдела формирует список и сроки, а бот напоминает об этих повышениях за месяц и за две недели до назначенного времени. Инициатору повышения нужно лишь подтвердить действие и бот проинформирует всех участников процесса: самого сотрудника, бухгалтерию, отдел кадров и руководителя.
Когда в команду приходит новый человек, то его руководитель заносит данные в чат-бот, после чего их получает HR-менеджер — и начинает готовить рабочее место и трудовой договор, данные принимает бухгалтерия для начисления выплат. Отсюда же о выходе нового сотрудника узнают коллеги.
Также происходит и с увольнением: руководитель отдела выбирает сотрудника, дальше бухгалтерия и HR-отдел оформляют документы и расчёт, а команда узнает об уходе коллеги.
Чат-бот помогает HR-отделу, руководителям отделов и самим сотрудникам следить за отпусками. Каждый в агентстве видит количество неиспользованных дней отдыха и может в два клика подать заявление на отпуск. Руководителей и HR-отдел бот предупреждает, если у кого-то в команде накопилось от 14 до 28 дней, и раз в месяц отправляет пуш-уведомления. Если у сотрудника доступно от 28 до 40 дней, пуш приходит два раза в месяц, если больше 40 — четыре раза, а руководители видят, что кто-то слишком любит работать и игнорирует возможность отдыха, и тогда уже топ-команда подключается к процессу и обсуждает ближайшую возможность взять отпуск.
Распредёленная команда
Для того чтобы в большой распределённой команде было легко узнавать новых коллег или находить их контакты для связи, бот автоматически генерирует карточку каждого сотрудника. В профиле коллег можно найти контактные данные, должность, узнать срок работы в отделе и понять, к кому по каким вопросам обращаться.
Новый подход к структуризации команды нужен был для замены Notion, который использовали раньше. Руководителям отделов или HR-специалистам приходилось самостоятельно добавлять каждого нового человека, который выходит в агентство или удалять уволившихся сотрудников. Ручной подход отнимал много времени и путал команду. Теперь же, как только новый человек добавляется в бота, он сразу попадает в эту структуру на нужное место и добавляется в необходимые рабочие чаты. Если человек увольняется, то система в последний рабочий день самостоятельно удаляет его из всех рабочих чатов. Бот также отслеживает прохождение испытательного срока и информирует об этом руководителя, после чего команда собирается вместе, поздравляет сотрудника и дарит велкам-пак.
Также в агентстве разработали геймификацию для сотрудников. Все имеют свой «уровень» в агентстве. Например, Елизавета Ющук, исполнительной директор, сейчас «Президент», а только устроившийся сотрудник будет «Новым хэйтером».
Через год работы все сотрудники становятся «Выездными» — это значит, что теперь они вместе со всей командой смогут ездить на самые крутые выездные корпоративы.
Все уровни бот присваивает автоматически, в зависимости от отработанного в агентстве времени.
Но есть один, которого до сих пор в агентстве не получил ни один человек, — «Легенда». «Я принял решение, что я уйду из компании, когда достигну уровня "Легенда", чтоб потом говорили, ушла легенда», — шутит Геворг.
Календарь
В боте есть календарь событий, где можно посмотреть запланированные мероприятия, дни рождения и не забыть поздравить коллегу. Вот такой картинкой бот информирует команду о дне рождения.
В календаре бот собирает все события, важные для жизни агентства: внутренние встречи, корпоративы, конференции, дедлайны по фестивалям, публичные выступления коллег и так далее. Добавить информацию о мероприятии может любой сотрудник агентства, для этого предусмотрена специальная форма, реализованная в самом чат-боте.
Собственный ChatGPT
Каждый сотрудник прямо в своём Telegram вместе с ботом получает доступ к ChatGPT-4 в том же боте агентства. Для чего? Для сокращения время на изучение функционала ИИ. Сотрудник может быстро зайти в аккаунт в Telegram, ввести промпт и тут же получить ответ, экономя время и ресурсы. Всё происходит в режиме одного окна. Когда функционал только ввели, то он пользовался бешеной популярностью у команды. Сейчас с ним, правда, работает не более 20% сотрудников.
Автоматический Credential
За шесть лет работы агентство собрало большой пул проектов, которыми можем поделиться с новыми клиентами. Сейчас самый полный документ по проектам насчитывает более 280 слайдов. Раньше перед подготовкой к клиентским встречам специалистам компании приходилось много времени тратить на сбор таких презентаций. С помощью бота удалось сократить этот процесс до нескольких минут: прямо в чате можно выбрать год, интересующий сегмент, язык презентации, направление (b2b или b2c), тип кампании (SMM, креатив и так далее), а бот самостоятельно соберёт презентацию и отправит сотруднику.
Это не баг, это фича
Но не все нововведения проходили просто. При запуске проекта многие сотрудники не хотели регистрироваться в чат-боте, а те кто зарегистрировался игнорировал многие функции. Например, по-прежнему пытались оформить отпуск через почту. Команда HR-специалистов проводила большую работу, интегрируя остальных сотрудников в чат-бот, через несколько месяцев уже окончательно завершился переход.
Были, конечно, и технические баги. Например, с отпуском: сотрудники могли оформить его в прошлое, например с 19 по 12 октября. Или с пуш-уведомлениями, когда напоминания о важных события не приходили вообще, а напоминание о дне рождения могло прийти пять раз, что раздражало всех, в том числе и именников. «В работе с пуш-уведомлениями мы постоянно держим руку на пульсе, потому что баги с ними порой случаются до сих пор. Со многими проблемами разбираемся вместе с командой. Тестируем новые функции, собираем обратную связь и оперативно дорабатываем», — рассказали в Hate.
Как компания развивает бота
Каждый месяц команда анализирует ряд показателей работы бота:
- сколько запросов отправили сотрудники. Это помогает понять, какие функции наиболее востребованы и как часто команда пользуется ботом. Если показатели начинают резко падать, то команда ищет причину;
- какие темы интересуют сотрудников, что помогает формировать внутренние коммуникации;
- какие вопросы остаются без ответа. Таким образом в компании отслеживают, чтобы база знаний всегда вовремя пополнялась. Например, с помощью ежемесячных опросов сотрудников становится понятно, чего ещё им не хватает и как можно было бы это автоматизировать и зашить в бота.
В ближайшей перспективе агентство планирует внедрить в бота систему для бронирования рабочих мест. В компании надеются, что это поможет автоматизировать процесс и решить вопрос со свободными местами для сотрудников распределённой команды в офисе. Помимо самих рабочих мест также добавятся возможности бронировать переговорки, места для встреч с клиентами и парковок, чтобы точно знать, что машину можно спокойно оставить у офиса.