Нейропсихолог Владислава Друтько, спикер федеральной программы Сбербанка и Google «Бизнес класс» и специалист в области управления персоналом, разобрала плюсы и минусы концепции дистанционного офиса, а также составила чек-лист для руководителей по тому, как справиться с трудностями и построить эффективное взаимодействие с сотрудниками.
Удаленный офис — организация будущего
Еще недавно удаленная работа для многих руководителей казалась чем-то недостижимым, тем, что может произойти, но точно не с ними. Однако в этом году такой формат стал актуальным для подавляющего большинства.
Удаленный офис, когда все сотрудники работают из удобных для них мест, — не просто тренд, это неизбежность. По данным Национального статистического обследования рабочей силы, в Великобритании более 1,5 млн человек работают из дома (10 лет назад таких было 884 тыс.). Число дистанционных сотрудников в последние годы постоянно росло. Сегодняшняя ситуация в мире еще больше ускорит этот тренд. Даже если вы молодой руководитель, только планирующий строить свой бизнес, уже сейчас стоит подумать о возможностях дистанционного офиса и учесть все его плюсы и минусы.
Пять плюсов дистанционного офиса
- Возможность нанять лучших сотрудников за меньшие деньги. Дистанционный офис позволяет расширить географию и выбирать сотрудников независимо от их места жительства. Многие люди воспринимают удаленную работу как преимущество, поэтому готовы работать за меньшие деньги, если не надо ехать в офис.
- Возможность создать более творческую команду. В дистанционный офис можно привлечь людей разных национальностей и взглядов, возрастов и ориентаций. А чем более разносторонняя команда, тем более инновационные решения она выдает.
- Отсутствие интриг и сплетен. К сожалению, в большинстве офисов подковерные игры — неотъемлемая часть рабочего процесса. В удаленном офисе сотрудников можно оценивать только по реально сделанной работе.
- Прозрачность работы команды. Все этапы рабочих процессов фиксируются в переписке, и каждый сотрудник может увидеть полную картину действий изнутри. Это помогает работать более слаженно и выстраивать более доверительные отношения.
- Рост авторитета руководителя. Учитывая все вышесказанное, руководитель может принимать все ключевые решения быстрее, поскольку все информационные потоки прозрачны.
Однако при переходе на дистанционное взаимодействие могут возникнуть проблемы:
- Разные профессиональные возможности сотрудников. Кто-то отлично разбирается в современных технологиях и использует их в повседневной жизни. Таким людям приспособиться к дистанционному офису не составит большого труда. Для других сотрудников, которые в силу специфики своей работы не так часто пользовались техническими средствами, многое может оказаться в новинку, а адаптация потребует времени и усилий.
- Разные потребности сотрудников. Некоторые профессии не предполагают большого количества общения, в то время как для других это неотъемлемая часть работы.
- Разные правила взаимодействия офлайн и онлайн. Нельзя руководствоваться старыми правилами в новой реальности: в общении могут возникнуть трудности и недопонимание.
Сегодня, когда люди вынуждены работать удаленно не по своей воле, ориентироваться на принципы давно работающих дистанционных офисов в корне неправильно. Удаленные офисы — это изначально другой организационный менеджмент. Такая модель создавалась на добровольных основах, а сотрудники выбирали удаленную работу сами, понимая все преимущества дистанционного офиса. Сегодня же мы имеем дело с удаленными командами, которые перешли на такую систему вынужденно.
Сейчас ясно одно — необходимо учитывать психологию людей, которые не хотят, но вынуждены работать удаленно. Важно помнить, что в этом случае удаленная работа не привилегия, а вынужденное положение, дополнительный стресс для сотрудников.
Как грамотно выстроить взаимодействие онлайн? Чек-лист
1) Первичный опрос сотрудников и оценка технических возможностей. Руководитель должен получить от сотрудников обратную связь и узнать об их технических возможностях и навыках. Не у всех дома есть качественная техника или хороший интернет, и это нормально, ведь сотрудники не предполагали, что будут работать дистанционно. Понимание ситуации, технических возможностей и ограничений сотрудников поможет руководителю выстроить грамотное и эффективное командное взаимодействие, а коллеги смогут обмениваться знаниями — сотрудник, хорошо разбирающийся в интернет-технологиях, может объяснить менее технически продвинутым коллегам, как пользоваться сервисами для видеосвязи.
2) Регулярные видеовстречи с коллегами. Предпочтение следует отдавать именно видеозвонкам: людям необходимо видеть эмоции, мимику и жесты собеседников, ведь по ним можно понять реакцию на сказанное. К тому же мозг быстрее устает от аудиоформата.
3) Общая виртуальная рабочая область. Необходимо создать общее рабочее пространство — облако, где будет храниться важная информация. Например, база документов и знаний, доступ к которой будет у всех членов команды.
4) Границы рабочего дня. Как руководителю, так и сотруднику следует четко обозначить свой рабочий режим. Важно, чтобы члены команды понимали, когда начинаются и завершаются рабочие процессы.
5) Взаимопонимание с коллегами и домашними. При дистанционной работе следует заранее обсудить с коллегами и домочадцами ваши потребности и закрепить договоренности по режиму работы. Например, сотрудница дома с двумя детьми, за которыми требуется уход. Поэтому на звонки с коллегами у нее есть ровно час — с 14:00 до 15:00. Не менее важно договориться с близкими, чтобы они не отвлекали в рабочие часы.
6) «Командный контракт» на время работы в онлайн. На время дистанционной работы руководителю следует установить в команде новые правила и определить, как будет осуществляться взаимодействие в новом формате. Кто отвечает за те или иные вопросы, где происходят созвоны, в каких мессенджерах команда общается по работе, а в каких решает личные вопросы. Новые правила должны коснуться всех вопросов по работе онлайн.
7) Открытая обратная связь. Большинство людей путают обратную связь и воспитание. Указать на ошибку — это совсем не то же самое, что предоставить обратную связь. Обратная связь предполагает диалог между руководителем и сотрудником, принятие позиций друг друга и поиск решения проблемы.
8) Команда — это не только сотрудники, но еще и люди. В онлайн выстроить внерабочее взаимодействие сложнее, однако важно не забывать находить время на простое человеческое общение. Следует найти повод объединиться в сети помимо работы и поддерживать эмоциональный контакт с сотрудниками — например, устраивать кулинарные поединки или вечеринки в сети.