О том, как в период кризиса помочь сотрудникам не утратить мотивацию, за счет чего можно обеспечить высокий уровень командной работы в новых условиях и какие компетенции необходимы сегодняшним лидерам, в интервью Sostav рассказала HR-директор группы 
АДВ Юлия Токарева.
Какие ключевые проблемы необходимо решить бизнесу, чтобы осуществить успешный переход от традиционного офисного управления к управлению виртуальными распределенными командами?
Первое и самое важное — это построение эффективного командного и кросс-командного взаимодействия. Даже в условиях офиса компании могут сталкиваться с проблемами в построении коммуникации между различными отделами, а удаленная работа делает эту связь еще менее прочной. Более того, в период самоизоляции проблемы со взаимодействием могут возникать и в рамках одного департамента — каждый рискует превратиться в улиточку в своем домике, что неизбежно приведет к потере эффективности, разобщению команд и выгоранию.
Второй пункт — техническое обеспечение. Без этого невозможно грамотно выстроить работу. Важны как общие моменты — мощности серверов, виртуальные хранилища, наличие у сотрудников необходимой техники для удобной и бесперебойной работы вне офиса, — так и более конкретные вещи — электронный документооборот, система управления проектами и единый канал коммуникации для всей компании.
Наконец, «работа на результат» перестает быть просто красивой формулировкой. В удаленном формате, особенно если мы говорим о работе команд из разных городов и часовых поясов, контроль за сотрудниками в формате с 9:00 до 18:00 с перерывом на обед умирает. Оцениваться должны только достижения. А для этого нужно ставить сотрудникам понятные задачи c четко описанным результатом. Компаниям будет необходима прозрачная и понятная каждому система постановки, контроля и оценки KPI.
Как в этой связи трансформируется роль HR?
В целом я бы советовала компаниям внимательно оценить роль и функционал специалистов по внутренним коммуникациям. Сейчас именно они становятся «рупорами» руководства, задают тон и настроение внутри. Большая ошибка для руководителей — не делиться новостями с сотрудниками, которые и так находятся в своеобразной информационной изоляции. Отсутствие коммуникации с людьми может создать неконструктивные слухи, которые повлекут за собой демотивацию.
Не менее важный момент — психологическая перестройка: необходим совершенно новый подход к управлению людьми, внутреннее принятие того, что «как раньше» уже не будет. В первые месяцы самоизоляции наша HR-команда взяла на себя функцию корпоративных психологов — нужно было поддерживать как слегка растерявшихся молодых руководителей, так и младших сотрудников. Мы проводили «группы поддержки», запустили серию вебинаров по управлению стрессом, да и просто встречались за чашкой кофе онлайн.
Меняется ли стиль управления, ключевые компетенции, определяющие хорошего руководителя в цифровом мире? Изменились ли требования к сотрудникам в целом?
Стрессоустойчивость перестала быть абстрактным понятием для руководителя. Когда для своей команды ты превращаешься в изображение на мониторе — ты не можешь и не имеешь права транслировать им свой стресс, неуверенность. Новые лидеры — это прежде всего оплоты стабильности для команд.
Кроме того, успешный руководитель сейчас — это человек с гибким подходом, который легко адаптируется под меняющуюся ситуацию. Он не рубит с плеча и принимает во внимание различные точки зрения. Вместе с тем он способен быстро принять решение.
Еще один челлендж для руководителя — поиск «коммуникационного баланса»: с одной стороны, недостаточное вовлечение в те или иные процессы может отрицательно сказаться на результате, с другой — избыточный контроль способен негативно повлиять на мотивацию сотрудников.
Что касается требований к сотрудникам, то они действительно изменились. Компаниям необходимы люди, умеющие самостоятельно организовывать рабочий процесс, контролировать себя, работать эффективно как в офисных, так и в домашних условиях.
Как изменился процесс найма сотрудников? Стало ли им, на ваш взгляд, сложнее адаптироваться к новым условиям, к коллективу, и как работодатель может в этом помочь?
Процесс найма изменился наряду с остальными аспектами управления персоналом в компаниях: большая часть интервью теперь проходит онлайн, мы нанимаем людей не только из Москвы, но и из других городов России. За время режима самоизоляции к нам выходили сотрудники, которых команды никогда не видели «вживую».
Основная задача работодателя в этом случае — предоставить новичку максимальное количество информации, закрепить наставника — т. е. человека, к которому можно будет обратиться. Отсутствие информации, неполная коммуникация — всегда непростительные ошибки.
Важность процесса адаптации также выросла в разы. Конечно, мы и раньше уделяли этому много внимания: проверяли состояние сотрудника и фидбек руководителя на протяжении испытательного срока, отслеживали постановку задач и обратную связь в целом. Однако новое время требует дополнительных навыков — онлайн-презентации, управление удаленными командами, работа с собственным стрессом и выгоранием. В этой связи компаниям необходимо усилить фокус и на корпоративное обучение.
Мы для этих целей внедряем онлайн-платформу, с помощью которой и сотрудник, и руководитель смогут мониторить прохождение испытательного срока, новичок получит всю необходимую информацию, прослушает вебинары, а руководитель проконтролирует качество обучения нового сотрудника. Кроме того, мы в разы увеличили количество вебинаров и встреч с внутренними экспертами для всех сотрудников, а также запустили онлайн-форму для получения оперативного ответа от корпоративных тренеров.
Как сохранить высокий уровень мотивации и вовлеченности сотрудников?
Это стало одной из первостепенных задач, которую нам предстояло решить при переводе сотрудников на удаленную работу. Когда из рабочего процесса исчезают офисные стены, символика, общие собрания, лица коллег, самое важное — сохранить чувство причастности к компании, к бренду. И для этого руководству необходимо использовать все доступные средства, которые помогут это чувство усилить.
За время самоизоляции мы провели десятки онлайн-мероприятий, приглашали спикеров из различных индустрий: космонавтов, астрофизиков, полярных геологов, психологов, спортсменов. Также мы запустили регулярные онлайн-тренировки с фитнес-инструкторами и кулинарные мастер-классы. Даже такая мелочь, как забавные стикеры для соцсетей, может помочь не потерять ощущение единства. Естественно, необходимо постоянно собирать обратную связь, понимать, что вызвало у людей отклик, а что нет, и корректировать свои действия.
Не стоит забывать и о неформальном общении. Совместное времяпрепровождение всегда положительно сказывается на рабочем взаимодействии, даже если вы находитесь по разные стороны экрана. Для кого-то это прозвучит банально, но в АДВ большой популярностью пользуются игры — некоторые подразделения устраивают получасовые перерывы несколько раз в неделю, чтобы разгрузить мозг за партией в «Крокодил» или «Alias», другие устраивают вечера игры в «Мафию» раз в неделю или две.
Как правильно оценить эффективность работы персонала в условиях удаленной работы?
Эффективность невозможно измерить без правильно выставленных KPI — нужно тщательно контролировать правильность формулировок и точность в описании ожидаемого результата.
Что касается ежедневного контроля, каждый выбирает свой способ. Я бы советовала небольшие ежедневные «летучки», где команды делятся результатами дня, планами на будущий день, задают вопросы и просто общаются.
Порой успешная работа удаленного предприятия невозможна без внедрения определенного набора технологических решений в бизнес-процессы. Какие технологии сейчас наиболее востребованы в этой области?
Прежде всего, необходим общий для всех канал коммуникации. Понятно, что для общения с внешними контактами могут понадобиться различные мессенджеры, видеочаты
Однако, как и с внедрением любого нового инструмента, необходимо дать сотрудникам время, чтобы освоиться в программе, объяснить, в чем состоят ее преимущества. Мы провели внутреннее обучение, назначили «амбассадоров» продукта, которые объясняют коллегам особенности программы, а также запустили общую рассылку, в которой рассказываем об основных механиках.
Мы также активно развиваем наш интранет — внутренний портал, на котором можно найти постоянно обновляемую структуру компании, почитать последние новости, а также воспользоваться различными сервисами для сотрудников — планирование отпусков, заказ курьера, бронирование переговорных и прочее.
Мир сейчас предоставляет огромное количество технологий, каждая компания может выбрать подходящие. Но ни одна из них не будет работать без коммуникационной поддержки и ролевых моделей, которые создают руководители. Именно поэтому IT и HR должны работать «плечом к плечу» для продвижения новых инструментов внутри компании.